ZUS jest kolejnym krokiem, jaki powinieneś zrobić, w kierunku poprawy funkcjonowania swojego biznesu. W tym celu wskazane jest, abyś dokonał wnikliwej analizy swoich składek ubezpieczeniowych, jakie co miesiąc opłacasz. Jak to zrobić? Przeczytaj ten wpis. Dotychczas omówiliśmy już tutaj dwa ważne tematy:

Inwentaryzacja
Forma opodatkowania

Dzisiejszy materiał natomiast gruntownie spina wszystkie sprawy dotyczące ZUSu i obowiązki z tym związane, przypisane każdemu podatnikowi na początku każdego nowego roku. Zapraszamy Cię zatem do analizy trzeciego wpisu w cyklu Księgowego Niezbędnika Podatnika – Obowiązki Końcoworoczne Podatnika poświęconego – ZUS.

Każdy nowy rok charakteryzuje zmiany i ten nie jest wyjątkiem. Oznacza to, że w przedmiotowym zakresie czyli w kontekście ZUSu wprowadza nowe podstawy wymiaru składek i określa nowe stawki składek. To powoduje, że masz kolejne końcoworoczne obowiązki. Jakie? Otóż jesteś zobligowany do przeprowadzenia analiz pod kątem ustalenia nowych podstaw na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz sprawdzenie możliwości skorzystania z obniżonego dużego ZUSu nazywanego małym ZUS plus. W dużym uproszczeniu musisz sprawdzić a później powiadomić ZUS o tym, czy masz prawo do skorzystania z przywilejów, jakie Ci daje, oraz określić podstawy wyliczenia składek i same składki. Jest to proces wymagający, trudny ale do przebrnięcia. Zaczynajmy zatem analizy.

ZUS

Informacje ogólne

Składki ZUS – co to takiego?

To danina publiczna, którą musisz regulować co miesiąc w określonej kwocie. Opłacone składki w dużym uproszczeniu zabezpieczają przyszłość finansową przedsiębiorcy i jego pracowników np. na okoliczność choroby, wypadku czy emerytury. Kwoty składek wyliczasz sam, sam też składasz deklaracje rozliczeniowe w systemie miesięcznym lub inne do ZUS lub korzystasz z pomocy Twojej Księgowej.

Kogo dotyczą?

Niemalże wszystkich.

Jak je uzyskać?

Należy dokonać właściwego zgłoszenia do ZUS a później co miesiąc dokonywać specjalnego rozliczenia. W tym celu stworzono odpowiednie druki, które należy właściwie wypełnić i każdorazowo złożyć w oddziale ZUS „na okienku” lub elektronicznie przez dedykowany program o nazwie „Płatnik”.

Kiedy składać dokumenty?

Każda z zaistniałych sytuacji ma określone w ustawie konkretne terminy, które należy bezwzględnie przestrzegać. Terminy są mocno zróżnicowane. Każdą sprawę należy zatem analizować indywidualnie.

Na co zwrócić uwagę

W tym momencie ważnym jest, abyś przypomniał sobie wszystkie podstawowe informacje na temat składek ZUS, który opisywaliśmy całkiem niedawno w Księgowym Kalendarzu Adwentowym. Materiały znajdziesz tutaj, pod tym linkiem: Księgowy Kalendarz Adwentowy – 2024 rok.

To bardzo istotne dla dalszego przebiegu omawiania tematu, bowiem koniecznym jest, abyś rozeznawał się w nim i wiedział, o czym w danym momencie jest mowa. Dlatego też, zanim pójdziesz dalej, zatrzymaj się na chwilę i dokładnie przypomnij informacje ze wskazanego w linku materiału.

W analizach końcoworocznych do wykonania mamy 3 kroki:

sprawdzenie możliwości skorzystania z małego ZUS plus – czyli przejście z kodu 05 10 lub 05 12 na kod ubezpieczenia 05 90 lub 05 92
sprawdzenie aktualnych podstaw i składek ZUS na ubezpieczenie społeczne
sprawdzenie aktualnych podstaw i składek ZUS na ubezpieczenie zdrowotne

Mały ZUS plus

Informacje ogólne

Mały ZUS plus to ulga, dzięki której przedsiębiorcy płacą niższe składki na ubezpieczenia społeczne. Obliczają je uwzględniając dochód z tytułu działalności gospodarczej, który osiągnęli w poprzednim roku kalendarzowym. Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej. Niższe składki na ubezpieczenia społeczne w ramach małego ZUS plus można opłacać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy.

W terminie do 31 stycznia osoby chcące z niej skorzystać muszą zgłosić ten fakt do ZUS na odpowiednim druku. Płatnicy, którzy korzystali z tej ulgi w 2024r., nadal spełniają jej warunki i zamierzają dalej z niej korzystać, nie muszą ponownie składać zgłoszenia.

Kto może skorzystać z ulgi

Z małego ZUS plus mogą korzystać przedsiębiorcy, których przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 120 tys. zł. Ci, którzy prowadzą działalność krócej niż rok, zmniejszają ten limit proporcjonalnie do czasu, w którym prowadzili firmę. Warunkiem skorzystania z ulgi jest też prowadzenie działalności gospodarczej w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni. Oznacza to, że Mały ZUS plus nie przysługuje osobom, które dopiero rozpoczynają prowadzenie własnego biznesu. Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na start oraz z preferencyjnych składek, które oblicza się od co najmniej 30 procent minimalnego wynagrodzenia.

Z małego ZUS plus nie skorzystają przedsiębiorcy, którzy:

w poprzednim roku rozliczali się na podstawie karty podatkowej z jednoczesnym zwolnieniem sprzedaży od podatku VAT,
osoby, które prowadziły wówczas inną pozarolniczą działalność, na przykład jako wspólnicy spółki jawnej,
osoby, które wykonują działalność na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w zakresie, w jakim pracowały dla niego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym oraz osoby, które spełniają warunki do opłacania preferencyjnych składek.

Jak zgłosić się do Małego ZUS plus

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które w ubiegłym roku nie korzystały z małego ZUS plus, a chcą w bieżącym roku z niego skorzystać i spełniają wymagane warunki, podobnie jak osoby rozpoczynające lub wznawiające działalność w styczniu, powinny zgłosić się do ulgi najpóźniej do 31 stycznia. Aby to zrobić, należy wyrejestrować się z ubezpieczeń, posługując się dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia, a następnie zgłosić się z kodem właściwym dla małego ZUS plus, który zaczyna się od kodu 05 90 lub 05 92. Płatnicy, którzy korzystali z małego ZUS plus w 2024 roku i nadal spełniają warunki do ulgi i zamierzają z niej korzystać, nie muszą ponownie składać zgłoszenia.

Każda osoba, która w styczniu korzysta z małego ZUSu plus, ma obowiązek złożyć dokumenty rozliczeniowe do 20 lutego. Dokumenty te powinny zawierać m.in. informacje o rocznym przychodzie, rocznym dochodzie, formach opodatkowania związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz o podstawie wymiaru składek.

W jakim terminie

31 stycznia upływa termin na zgłoszenia do ulgi mały ZUS plus.

Ile wynosi mały ZUS plus

Mały ZUS plus to niższe składki na ubezpieczenia społeczne liczone z uwzględnieniem dochodu z działalności gospodarczej za ubiegły rok kalendarzowy. Podstawa wymiaru tych składek dla danego roku nie może być niższa niż 30 procent minimalnego wynagrodzenia ani wyższa niż 60 procent prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Podstawa i składka jest określana indywidualnie, raz na cały rok i jest w jego trakcie niezmienna.

Oznacza to, że w 2025r. podstawa wymiaru składek musi mieścić się w przedziale od 1399,80 zł do 5203,80 zł.

Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej, którą przedsiębiorca zobowiązany jest opłacać w pełnej wysokości.

Kalkulator najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Do prawidłowego wyliczenia podstawy do MDG można wykorzystać dostępny na stronie ZUSu kalkulator lub z funkcji dostępnych na PUE ZUS w swojej kartotece. Poniżej zamieszczamy link do kalkulatora:

Kalkulator najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Aktualne podstawy i składki ZUS na ubezpieczenie społeczne

W tej części zamieszczamy informacje o wysokości składek ZUS na ubezpieczenie społeczne obowiązujące w bieżącym roku dla:

dużego ZUS
małego ZUS plus
preferencyjnego

Duży ZUS (grupa II)

W tej grupie znajdują się osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność:

na podstawie Prawa przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, niewymienione w grupie I,
twórcy i artyści,
osoby, które prowadzą działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, a także osoby prowadzące działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych,
wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,
akcjonariusze prostej spółki akcyjnej,
komplementariusz w spółce komandytowo-akcyjnej,
osoby, które prowadzą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty

oraz osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność albo z osobami korzystającymi z „ulgi na start”.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2025r. – nie może być niższa niż 5.203,80 zł (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego).

Kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2025 roku wynosi 8.673 zł.

Składka na ubezpieczenia społeczne osób wymienionych w grupie II za miesiące styczeń – grudzień 2025r. nie może być niższa od kwoty:

1.015,78 zł – na ubezpieczenie emerytalne (19,52%),
416,30 zł – na ubezpieczenia rentowe (8%),
127,49 zł – na ubezpieczenie chorobowe (2,45%).

Składki preferencyjne (grupa I)

Osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie Prawa przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych przez okres pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, z wyłączeniem osób, które:

prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność,
wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2025r. – nie może być niższa niż 1.399,80 zł (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującej w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025r.).

Od 1 stycznia do 31 grudnia 2025r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4.666 zł.

Składka na ubezpieczenia społeczne osób wymienionych w grupie I za miesiące styczeń – grudzień 2025r. nie może być niższa od kwoty:

273,24 zł – na ubezpieczenie emerytalne (19,52%),
111,98 zł – na ubezpieczenia rentowe (8%),
34,30 zł – na ubezpieczenie chorobowe (2,45%).

Mały ZUS plus (grupa III)

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą na mniejszą skalę mogą opłacać „mały ZUS plus”. W szczegółach opisaliśmy już ją wcześniej w tym artykule. Jednak dla uporządkowania wiedzy jeszcze raz przypomnimy o tych najistotniejszych faktach.

Oznacza to, że w 2025r. podstawa wymiaru składek musi mieścić się w przedziale od 1399,80 zł do 5203,80 zł.

Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej, którą przedsiębiorca zobowiązany jest opłacać w pełnej wysokości.

Aktualne podstawy i składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne

Zgodnie z nowymi przepisami, wprowadzonymi Polskim Ładem, składki na ubezpieczenie zdrowotne płacimy od uzyskanego dochodu (skala, podatek liniowy) lub przychodu (ryczałt). Wspominaliśmy o tym w tym artykule: forma opodatkowania. Rok 2025 przynosi nam kolejne zmiany w opłacaniu składki zdrowotnej.

Składka zdrowotna na skali podatkowej lub podatku liniowym

1 stycznia 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Ustawa wprowadziła zmiany dotyczące zasad ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne, a mianowicie obniżenie wysokości minimalnej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacanej przez przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (skala lub podatek liniowy) w okresie roku składkowego od 1 lutego 2025r. do 31 stycznia 2026 r., minimalna:

miesięczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego;
roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie może być niższa niż kwota stanowiąca iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku 2025 i 75 % minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego.

W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym minimalna wysokość składki miesięcznej i rocznej w tym okresie nie może być niższa niż kwota odpowiadająca 9% minimalnej podstawy wymiaru.

Obowiązujące od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł.

Tym samym minimalna miesięczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 3 499,50 zł (75% x 4 666 zł).

Składka zdrowotna na karcie podatkowej

Ta sama ustawa dokonała obniżenia wysokości podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacanej przez przedsiębiorców stosujących kartę podatkową.

W przypadku przedsiębiorców, którzy stosują opodatkowanie w formie karty podatkowej miesięczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne należnej za okres od 1 stycznia 2025r. do 31 grudnia 2025r. wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego od 1 stycznia 2025r.

Obowiązujące od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł.

Tym samym miesięczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla tych przedsiębiorców wynosi 3 499,50 zł (75% x 4 666 zł).

Składka zdrowotna a środki trwałe i wartości niematerialne i prawne

Wspomniana wyżej ustawa wyłączyła z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacanej przez przedsiębiorców przychody ze sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Od 1 stycznia 2025 r. w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych dla celów ustalania przychodu/dochodu na podstawie którego ustalana jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie uwzględnia się przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Oznacza to, że dla celów ustalania wysokości przychodu/dochodu nie uwzględnia się przychodów i kosztów uzyskania związanych ze sprzedażą środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

W przypadku osób opodatkowanych według skali lub podatkiem liniowym ustalających podstawę wymiaru składki na podstawie dochodu z miesiąca poprzedniego wyłączenie to będzie miało zastosowanie do składek należnych za okres od 1 lutego 2025r.

Ważne!
Przedsiębiorcy opodatkowani według skali lub podatkiem liniowym po zakończeniu roku składkowego będą mogli zdecydować o uwzględnieniu w rocznej podstawie wymiaru składki (począwszy od rozliczenia rocznego za rok 2025) osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów uzyskania, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19 i w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, poprzez złożenie stosownego oświadczenia na składanym dokumencie rozliczeniowym (w tym zakresie nastąpi zmiana wzorów dokumentów rozliczeniowych).

Składka zdrowotna z metoda kasowa

Ustawa uwzględnia metodę kasowego ustalania przychodu podatkowego dla celów ustalania przychodu/dochodu na podstawie którego ustalana jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Od 1 stycznia 2025r. w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych dla celów ustalania przychodu/dochodu na podstawie którego ustalana jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne uwzględnia się przepisy dotyczące metody kasowej ustalania przychodu podatkowego.

W przypadku wyboru metody kasowej rozliczania przychodów przedsiębiorca zobowiązany jest uwzględniać dla celów ustalania wysokości przychodu/dochodu na podstawie którego ustalana jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, również osiągnięte przychody i poniesione koszty uzyskania w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Wyłączenie przychodów i kosztów uzyskania za okres zawieszenia działalności gospodarczej dla celów wyliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne nadal ma zastosowanie, ale o ile nie jest do nich stosowana metoda kasowa.

Kalkulator miesięcznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenia zdrowotne

Do prawidłowego wyliczenia miesięcznej podstawy i składki na ubezpieczenie zdrowotne można wykorzystać dostępny na stronie ZUSu kalkulator. Poniżej zamieszczamy link do niego:

Kalkulator do obliczania miesięcznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne

Pozostałe ważne informacje

Poniżej prezentujemy garść innych, równie istotnych informacji dotyczących ZUS w 2025 roku.

Ubezpieczenie wypadkowe

O wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w danym roku składkowym ZUS powiadamia do 20 kwietnia danego roku tych płatników składek, którzy przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe.

Pozostali płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego:

co najmniej 10 ubezpieczonych i nie mieli obowiązku przekazywania informacji ZUS IWA przez trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe – stopę procentową składki na to ubezpieczenie ustalają w wysokości stopy procentowej określonej dla grupy działalności, do której należą,
nie więcej niż 9 ubezpieczonych – stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalają w wysokości 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności.

Wszyscy w/w płatnicy samodzielnie ustalają wysokość stopy procentowej składki na dany rok składkowy.

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana na okres roku składkowego i obowiązuje do składek należnych za okres od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku.

Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2025 roku

Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2025 roku wynosi 260 190 zł.

Kalkulator rocznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne

Raz w roku musisz dokonać rocznego rozliczenia. Oznacza to, że musisz obliczyć różnicę między roczną składką a sumą składek miesięcznych. Dokonujesz tego w deklaracji mca kwietnia wraz ze składkami bieżącego miesiąca. Tak rozliczoną deklarację za cały poprzedni rok składasz w ZUS „na okienku” lub elektronicznie przez „Płatnika”. W celu właściwego rozliczenia rocznej podstawy i składki na ubezpieczenie zdrowotne można wykorzystać dostępny na stronie ZUSu kalkulator. Poniżej zamieszczamy link do niego: