Jak co roku, o tej porze roku, mamy przyjemność zmierzyć się z pierwszym końcoworocznym obowiązkiem podatnika – inwentaryzacją. Materiał ten otwiera cykl publikacji poświęcony obowiązkom końcoworocznym każdego podatnika. Zebraliśmy dla Ciebie wszystkie najważniejsze informacje, jakie musisz wykonać w okolicach końca każdego roku. Prezentujemy go w formie Księgowego Niezbędnika Podatnika. Zapraszamy Cię zatem do pierwszego wpisu poświęconego – Inwentaryzacji.

 

Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz księgi handlowe. Wszyscy wymienieni zobowiązani są sporządzić na koniec roku spis z natury, który w praktyce nazywany jest także remanentem. Zasady oraz sposób jego przeprowadzania zostały jasno dookreślone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ustawie o rachunkowości. Sprawdź, czy obowiązek ten dotyczy również Ciebie.

 

Inwentaryzacja

Informacje ogólne

Inwentaryzacja – co to takiego?

Remanent inaczej spis z natury lub inwentaryzacja – to nic innego jak spis towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, produkcji w toku, półwyrobów, wyrobów, odpadów i braków, itp. Zadaniem remanentu jest porównanie stanu rzeczywistego, który posiadasz w swojej firmie, z danymi wynikającymi z twoich ksiąg.

 

Kogo dotyczy?

Remanenty sporządzają zarówno podatnicy prowadzący swoje rozliczenia na KPiR jak i na Księgach Handlowych. Te wskazane podmioty gospodarcze mają obowiązek zmierzyć się ze spisem z natury – niezależnie od tego czy prowadzą sklep handlowy, czy świadczą usługi kosmetyczne lub fryzjerskie. Szczególne zasady sporządzania inwentaryzacji obejmują również:

  • księgarnie i antykwariaty księgarskie – w przypadku których spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
  • kantory – gdzie spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
  • działy specjalne produkcji rolnej – gdzie spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

 

Od 1 stycznia 2019 roku, podatnicy opodatkowani w formie ryczałtu zostali zwolnieni z obowiązku sporządzania inwentaryzacji na koniec roku podatkowego, co potwierdza ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.

 

Remanent sporządzany dla celów podatku dochodowego nie wymaga złożenia go w urzędzie skarbowym. Wystarczy, że spis będzie sporządzony, wyceniony i uwzględniony w prowadzonej ewidencji i przechowywany w dokumentacji księgowej.

 

Kiedy go sporządzić?

Najczęściej na koniec roku podatkowego, czyli 31 grudnia lub 1 stycznia. Remanent zamyka rok podatkowy i pozwala ustalić dochód podatkowy, jest ostatnim wpisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w danym roku i jednocześnie pierwszym wpisem na dzień 1 stycznia kolejnego roku.

Remanent należy sporządzić również w takich przypadkach:

  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym,
  • w przypadku zmiany wspólnika,
  • w sytuacji zmiany proporcji udziałów wspólników,
  • w momencie likwidacji działalności lub postawienia jej w stan upadłości,
  • w działalności przedsiębiorstwa w spadku na dzień, w którym zarządca sukcesyjny przestał pełnić swą funkcję, albo na dzień wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego,
  • na dzień zakończenia działalności.

 

W szczególnych przypadkach można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji. Są nimi:

  • połączenie lub podział jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji,
  • zawieszenie działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych ust. 3b jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Co należy spisać?

Spisowi z natury podlegają:

  • towary handlowe – czyli towary zakupione do dalszej odsprzedaży,
  • materiały, surowce podstawowe – mogą się zużyć w procesie produkcji lub stanowić element wyrobu np. opakowanie, czyli butelka,
  • materiały pomocnicze – czyli pozostałe materiały np. w salonie fryzjerskim – farby, lakiery, ręczniki jednorazowe,
  • wyroby gotowe – czyli wyroby własnej produkcji np. zakończone roboty budowlane,
  • produkcja w toku – czyli wyroby własnej produkcji, nad którymi prace nie zostały zakończone, usługi przed ich zakończeniem np. wartość nakładów na nieskończoną budowę budynku na dzień 31 grudnia,
  • braki – czyli uszkodzone, niepełnowartościowe, niekompletne towary, materiały lub wyroby własnej produkcji niespełniające wymagań technicznych,
  • odpady – czyli materiały powstające podczas produkcji, które utraciły swoje właściwości pierwotne lub z powodu zniszczenia czy też uszkodzenia nie spełniają swoich warunków.

 

Ponadto spisowi z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego podlegają:

  • aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3 art. 26 ust. 1, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu z natury ich ilości, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
  • aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki, z zastrzeżeniem pkt 3 art. 26 ust. 1, oraz powierzone kontrahentom własne składnik aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
  • środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowania do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 art. 26 ust. 1 oraz wymienione w pkt 1 i 2 art. 26 ust. 1, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

 

Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

 

Zasady wyceny

Wyceny dokonuje się najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury według:

  • cen zakupu
  • cen nabycia
  • cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

 

Ważne!

Podatnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, wyceniają towary, od których przysługiwało im odliczenie podatku VAT w kwocie netto. Podatnicy, którzy nie mieli prawa do odliczenia VAT, wyceny dokonują w kwocie brutto.

 

W przypadku półfabrykatów, wyrobów gotowych i własnej produkcji – do wyceny należy ustalić koszty wytworzenia danego wyrobu.

Produkcję zwierzęcą należy wycenić z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Walutę obcą należy wycenić według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy.

 

Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji, określone w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

  1. składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych wart. 17 zakres danych w kontach ksiąg pomocniczych ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
  2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
  3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
  4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku,
  5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.

 

Towary zakupione przed rozpoczęciem działalności

Często zdarza się, że przedsiębiorcy już przed rozpoczęciem działalności dokonują zakupu towarów handlowych, które następnie chcą ująć w KPiR czy KH. Niestety nie jest możliwe zaksięgowanie wcześniej zakupionych towarów bezpośrednio w kosztach. Przedsiębiorcy mogą to zrobić jedynie poprzez sporządzenie remanentu początkowego na dzień rozpoczęcia
działalności i ujęcie w nim tych składników. Składniki w remanencie należy wycenić według:

  • ceny zakupu (netto – jeżeli przysługuje prawo do odliczenia, brutto – jeżeli prawo do odliczenia nie przysługuje),
  • wartości z dnia sporządzenia spisu (w przypadku, gdy jest ona niższa niż cena zakupu).

 

Remanent końcowy a remanent początkowy

Inwentaryzację sporządza się w celu zamknięcia roku podatkowego na ostatni dzień danego roku czyli na dzień 31 grudnia. Jeśli podatnik wykonał inwentaryzację na koniec roku, to nie musi sporządzać jej na 1 stycznia, ponieważ remanent końcowy będzie jednocześnie remanentem początkowym kolejnego roku. 

 

Inaczej natomiast zobowiązani są postąpić podatnicy, którzy 1 stycznia otworzyli działalność i nie sporządzali oni spisu z natury na koniec roku. Ich obowiązkiem jest wykonanie remanentu początkowego. 

 

Remanent powinien odzwierciedlać rzeczywisty stan czyli ilość rzeczy nim objętych. Sporządzając spis nie można zatem ograniczyć się do wydruku z firmowego komputera stanów produktów, ale należy fizycznie sprawdzić, ile ich faktycznie jest i w jakim są stanie.

 

Zerowy spis z natury

Jeżeli na dzień sporządzenia spis z natury przedsiębiorca w swojej firmie nie posiada na stanie żadnych towarów handlowych ani materiałów podlegających spisowi, nie zwalnia go to z obowiązku jego sporządzenia. Wówczas tworzy się remanent z wartością “0 zł”, zapisuje tę wartość w KPiR czy KH jako wartość remanentu, a arkusz spisu z natury przechowuje w dokumentacji księgowej.

 

Elementy spisu z natury

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.  Powinien zawierać szczegółowe dane, wśród których między innymi znajdują się:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  • data sporządzenia spisu,
  • numery kolejnych pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenia towaru i innych składników,
  • jednostki miary,
  • ilości stwierdzone w czasie spisu,
  • ceny w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartości wynikające z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączna wartość spisu z natury.

Na końcu sporządzonego remanentu należy zamieścić klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”, opatrzeć go w podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu lub wspólników. Tak przygotowany dokument przekazać Twojej Księgowej.

 

Harmonogram prac inwentaryzacyjnych

Warto zorganizować sobie pracę nad remanentem w taki sposób, aby czynność ta nie była ciężkim i pracochłonnym obowiązkiem. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Krok pierwszy – uporządkuj towary i inne materiały, które należy spisać. Możesz je pogrupować rodzajami, opakowaniami tak, żeby już sam spis był czynnością, która nie zabierze zbyt dużo czasu – możesz zrobić to znacznie wcześniej, nie czekając do dnia 31 grudnia.

Krok drugi – spisz wszystkie towary, materiały, wyroby gotowe, produkty – spisu musisz dokonać w dniu 31 grudnia na formularzu. Wzorcowy druk zamieszczamy niżej: 

 

Formularz spisu z natury – do pobrania

 

Krok trzeci – w ciągu 14 dni od spisania wszystkich artykułów wyceń je – w tym celu musisz mieć dostęp do swoich faktur zakupu, bo właśnie na tych fakturach znajdziesz wartości, które pomogą ustalić wartość remanentu.

 

Ważne! 

Rekomendujemy skontaktowanie się z Twoją Księgową w celu umówienia terminu, w którym będziesz mógł skorzystać z danych znajdujących się w Twoim Biurze Rachunkowym.

Wycena to nic innego jak pomnożenie ilości towarów lub materiałów (wyrobów gotowych, braków, odpadów) przez wartość tego samego towaru lub materiału kupionego w ostatnim czasie.

 

Krok czwarty ostatni – przekaż gotowy, wyliczony i podpisany remanent do Twojego Biura Rachunkowego. Na jego podstawie Twoja Księgowa będzie mogła dokonać zamknięcia roku podatkowego i ustalić twój dochód podatkowy.

 

Przydatne linki

Formularz spisu z natury

Inwentaryzacja na KPiR

Inwentaryzacja na KH

Inwentaryzacja zasady ogólne