Zasady rozliczania członków rodziny zatrudnionych
w działalności gospodarczej

Korzystając w prowadzonej działalności z pomocy małżonka czy innego członka rodziny, zamieszkującego w jednym gospodarstwie domowym, przedsiębiorca powinien się liczyć z obowiązkami, jakie nakładają na niego przepisy w takiej sytuacji. Czy wiesz kim jest i jak powinna zostać rozliczona osoba współpracująca? Czy pomoc członka rodziny musi być odpłatna? Jakie składki ZUS należy opłacać za taką osobę? Na te i inne pytania odpowiadamy poniżej.

 

Zatrudnienie osoby współpracującej/członków rodziny czyli …

 

Kim jest osoba współpracująca?

Definicja osoby współpracującej została bardzo szczegółowo opisana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym aktem prawnym za osobę współpracującą uważa się:
• małżonka,
• dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
• rodziców,
• macochę i ojczyma,
pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

 

Ważne!
Za osoby współpracujące nie są uznawani brat ani siostra. Nie jest nią również członek rodziny zatrudniony w celu przygotowania zawodowego!

Bez względu na to, czy członek rodziny współpracuje w działalności na podstawie umowy o pracę, czy też pomaga nieodpłatnie, dla celów ZUS uważany jest za osobę współpracującą.

 

O statusie osoby współpracującej decydują trzy przesłanki, tj:
• bycie w kręgu osób wymienionych w przepisach;
• pozostawanie członka rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym;
• „współpraca” przy prowadzeniu działalności pozarolniczej.

Wszystkie wymienione wyżej okoliczności muszą występować łącznie.

 

Osoba współpracująca a opłacanie składek ZUS

Pomoc w prowadzeniu działalności osoby współpracującej wiąże się z obowiązkiem objęcia jej ubezpieczeniem ZUS. Pomagającego w działalności członka rodziny należałoby zatem zarejestrować w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (osobę współpracującą należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia ZUS 05 11). Zasady opłacania składek osób współpracujących nie zawsze są jednak takie, jak w przypadku innych pracowników.

Przy zatrudnieniu osoby współpracującej:
• na umowę o pracę – składki ZUS opłacać należy w wymiarze jak za przedsiębiorcę;
• na umowę zlecenie – składki ZUS opłacać należy jak przy umowach zlecenie z innymi zleceniobiorcami. Składki zależą głównie od wysokości wynagrodzenia;
• na umowę o dzieło – jest wiele interpretacji w tej kwestii, jednak co do zasady od takiej umowy opłaca się składki ZUS w wymiarze jak za przedsiębiorcę;
• nieodpłatnie – składki ZUS opłaca się w wymiarze jak za przedsiębiorcę.

 

Osoba współpracująca zatrudniona nieodpłatnie

Obowiązek odprowadzenia składek ZUS za osobę współpracują wystąpi również wówczas, gdy członek rodziny nie pobiera wynagrodzenia za świadczoną pomoc. Nieodpłatna pomoc osoby (małżonka, dzieci, rodziców) zamieszkującej w jednym gospodarstwie domowym wywołuje również obowiązek odprowadzania za tę osobę składek ZUS. W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z tzw. umową dorozumianą, co oznacza, że została sporządzona ustnie i członkowie rodziny zgodzili się świadczyć nieodpłatną pomoc w działalności. W przypadku nieodpłatnej pomocy małżonka nie wystąpi opodatkowanie podatkiem od wynagrodzeń, ale składki ZUS, w wymiarze jaki obowiązuje osobę współpracującą, należy również w takim przypadku odprowadzać. Wysokość składki będzie taka, jak w przypadku składek przedsiębiorcy, z pominięciem możliwości korzystania z preferencyjnego ZUS. Osobę współpracującą świadczącą pracę bezumownie trzeba zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11 na druku ZUS ZUA/ZZA. 

Podstawę naliczania składek społecznych dla osób współpracujących stanowi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego na dany rok. W 2022 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie wynosi 5 922,00 zł, a 60% z tej kwoty to 3 553,20 zł. W 2023 roku wskaźnik ten został ustalony na poziomie 6 935,00 zł, a 60% tej kwoty stanowi 4 161,00 zł. 

Składka zdrowotna za osobę współpracującą wynosi:
• od stycznia do czerwca 2022 r. 559,89 zł,
• od lipca od grudnia 2022 r. 419,92 zł.

 

Ważne!
Polski Ład 2.0. wprowadził nową podstawę wymiaru składki zdrowotnej, którą stosuje się w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2022 roku. W myśl art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej podstawę stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. Od stycznia do czerwca 2022 roku było to 100% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. 

 

Dodatkowo w sytuacji, gdy małżonek, oprócz pomagania w działalności gospodarczej, jest zatrudniony przez inny podmiot, gdzie jego wynagrodzenie jest wyższe lub równe  minimalnemu (w 2022 r. to 3 010 zł; od stycznia 2023 r. będzie to 3 490 zł, a od lipca 2023 r. 3 600 zł) i odprowadzane są z tego tytułu składki ZUS, to w związku z pomaganiem
w działalności współmałżonka powinien podlegać jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

 

Przedsiębiorca powinien co miesiąc przekazywać za osobę współpracującą odpowiednie formularze ZUS, a wraz z deklaracją DRA imienny raport ZUS RCA – o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach.

 

Gdy osoba współpracująca świadczy pracę nieodpłatnie na rzecz właściciela firmy, nie ma on obowiązku składania do urzędu skarbowego deklaracji związanych z opodatkowaniem dochodu osoby współpracującej, czyli nie przekazuje się do urzędu skarbowego PIT-11 i PIT-4R lub PIT-8AR.

Warto pamiętać, że z nieodpłatnej pomocy członka rodziny powstaje przychód, jednak jest on zwolniony z opodatkowania. Dlatego też nie ma obowiązku wykazywania nieodpłatnej pomocy małżonka jako przychodu w działalności gospodarczej.

Co ważne, nie każda pomoc członka rodziny jest uznawana za współpracę i nie zawsze powstaje obowiązek odprowadzenia za taką osobę składek ZUS. Przyjmuje się, że nie jest współpracą:
• wykonywanie zwykłych obowiązków członków rodziny wynikających z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
• zastępstwo w sytuacjach awaryjnych;
• wydarzenie o charakterze incydentalnym, okazjonalnym;
• samo posiadanie pełnomocnictwa, w tym także notarialnego;
• działanie o charakterze wtórnym, niemające bezpośredniego związku z przedmiotem działalności.

 

Przykład
Pan Adam zgłosił małżonkę panią Marię jako pełnomocnika w jego działalności gospodarczej. Pani Maria na co dzień pracuje w innej firmie na podstawie umowy o pracę i nie pomaga mężowi w prowadzeniu biznesu. Czy należy ją zgłosić jako osobę współpracującą?
Okazjonalna pomoc małżonka pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym, jaką świadczy on osobie prowadzącej działalność gospodarczą, nie wypełnia pojęcia „współpracy” w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jest to bowiem normalna realizacja obowiązków uregulowanych w art. 23 i 27 Kodeksu rodzinnego opiekuńczego.

 

W razie dużych wątpliwości w tym zakresie zaleca się bezpośredni kontakt z ZUS-em w celu ustalenia, czy dane zdarzenie rodzi obowiązek zgłoszenia osoby współpracującej, czy też nie.

 

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę


Jak już zostało wspomniane, ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, ustala się na takich samych zasadach,  jak ubezpieczenie przedsiębiorcy. Podstawy do naliczania składek społecznych za osobę współpracującą wyliczane są więc w ten sam sposób, co składki ZUS osoby prowadzącej działalność. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla osób współpracujących na umowie o pracę jest taka sama jak dla osób świadczących prace bezumownie.

 

Jednak, na co należy zwrócić szczególną uwagę, pomagający członkowie rodziny nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność, opłacający mały ZUS, któremu pomaga małżonek, jest zobowiązany za małżonka odprowadzać składki w pełnej wysokości. Osobę współpracującą świadczącą pracę na
podstawie umowy o pracę należy zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11 na druku ZUS ZUA/ZZA. Wysokość składek w tym przypadku wygląda podobnie jak u osoby współpracującej świadczącej pomoc bezumownie. Za taką osobę należy opłacać dodatkowo składkę na FGŚP (0,01%).

 

Ważne!
Osoba współpracująca nie może korzystać z preferencyjnych składek ZUS.


Składki ubezpieczeniowe za osobę współpracującą w całości finansuje i opłaca przedsiębiorca ze środków firmowych. Osoba współpracująca nie ponosi zatem w związku z zatrudnieniem żadnych kosztów.

 

Po podpisaniu umowy o pracę trzeba pamiętać, że wynagrodzenie takiej osoby musi być co najmniej na poziomie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w danym roku (w 2022 r. to 3 010 zł; od stycznia 2023 r. będzie to 3 490 zł, a od lipca 2023 r. – 3 600 zł). Ponadto tak samo jak dla pozostałych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę konieczne jest m.in. prowadzenie akt osobowych, przeprowadzenie szkolenia BHP i badania lekarskiego. Osobie współpracującej przysługuje także urlop wypoczynkowy. Co istotne, taka osoba będzie miała po zakończeniu roku wystawiony PIT-11, w którym będą wykazane jej przychody, ale nie będzie tam wykazanych składek społecznych oraz zdrowotnych. Do końca stycznia następnego roku przedsiębiorca powinien złożyć deklarację PIT-4R, w której informuje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wynagrodzenia osoby  współpracującej.


Natomiast tak samo jak za osobę współpracującą bezumownie, przedsiębiorca co miesiąc wraz z deklaracją DRA powinien przekazać imienny raport ZUS RCA z kodem 05 11.

 

Co ciekawe, jeżeli osoba współpracującą zawarła umowę o pracę ze spółką, a nie konkretnie z danym wspólnikiem, wówczas takiego członka rodziny nie uważa się za osobę współpracującą. Taką osobę zgłasza się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS-ie jako pracownika, czyli z kodem 01 10.


Ślub z pracownikiem


Pracownikowi, który staje się osobą współpracującą i pozostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wynagrodzenie rozliczać należy inaczej niż dotychczas. Jak już wspomniano, od wynagrodzenia osoby współpracującej nie pobiera się składek. W tym wypadku potrącona zostaje jedynie zaliczka na podatek dochodowy. Oznacza to, że po zakończeniu roku należy wystawić PIT-11 na standardowych zasadach.

 

Naliczanie wynagrodzenia za pracownika, który w trakcie miesiąca stał się osobą współpracującą, jest dość skomplikowane. Tu bowiem należałoby ustalić osobno podstawę za okres, kiedy członek rodziny był jeszcze pracownikiem, i osobno za okres, kiedy stał się osobą współpracującą.

 

Przedsiębiorca powinien zgłosić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych zmianę tytułu do ubezpieczeń pracownika, który został osobą współpracującą przy prowadzeniu działalności. W tym celu musi dokonać przerejestrowania małżonka w ZUS-ie z dniem zawarcia związku małżeńskiego poprzez złożenie dwóch deklaracji. Pierwszą z nich jest deklaracja wyrejestrowująca z ubezpieczeń ZUS ZWUA. Tu jako kod tytułu wyrejestrowania należy podać 01 10. Natomiast drugą – deklaracja ZUS ZUA, na której przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń małżonka z kodem 05 11 przeznaczonym dla osób współpracujących.


Umowa o dzieło z osobą współpracującą


Co do zasady w przypadku umowy o dzieło, ZUS może uznać małżonka za osobę współpracującą, pod warunkiem jednak, że pozostaje on w jednym gospodarstwie domowym z zatrudniającym go przedsiębiorcą. Oznacza to, że na przedsiębiorcy ciąży obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za współmałżonka. Ich wysokość nie zależy od wynagrodzenia, są one ustalane podobnie jak w przypadku zawarcia umowy o pracę z osobą współpracującą, czyli podstawa jest taka sama jak u przedsiębiorców opłacających tak zwany duży ZUS. Należy pamiętać, że wobec współmałżonka nie można zastosować preferencyjnych składek ZUS.

 

Ważne!
Małżonek przedsiębiorcy, który zostanie zatrudniony na podstawie umowy o dzieło, może zostać uznany przez ZUS za osobę współpracującą, jeżeli małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe.


Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy ZUS, uznaje że zawarcie umowy o dzieło z członkiem rodziny nie powoduje uznania jej za osobę współpracującą i taką umowę należy traktować jak zwykłą umowę o dzieło. Zwykle bywa tak, gdy dzieło ma postać jednostkowego zadania, a nie ciągłego zaangażowania członka rodziny. Wówczas co do zasady nie ma podstaw
do ponoszenia obciążeń składkowych, w tym z tytułu uznania wykonawcy za osobę współpracującą. Takie stanowisko przyjął ZUS i potwierdził to w piśmie z 28 marca 2014 roku (WPl/200000/43/323/2014). Uznał w nim, że umowa o dzieło zawarta między synem (przedsiębiorcą) a matką, której przedmiotem jest wykonanie (namalowanie) kilku obrazów przeznaczonych do sprzedaży w działalności firmy syna nie będzie rodzić obowiązku ubezpieczeń społecznych.

 

Zatrudnienie osoby współpracującej na umowę zlecenie

Nieco inaczej w przypadku odprowadzania składek ZUS za osobę współpracującą wygląda sytuacja, w której członek rodziny zatrudniany jest na umowę zlecenie, o określonej wysokości wynagrodzenia. Wówczas już nie podlega on ubezpieczeniom w wymiarze takim jak przedsiębiorca, ale w takim jak inni pracownicy – czyli wyliczanym głównie na podstawie wysokości wynagrodzenia. Zleceniobiorcę zgłasza się do ZUS-u z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 na druku ZUS ZUA lub ZZA. Wtedy członek rodziny podlega pod ubezpieczenia tak samo jak pozostali zleceniobiorcy – powinien być objęty ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi jako zleceniobiorca i obowiązkowe będą dla niego składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, zdrowotna. Składka chorobowa jest wówczas dobrowolna. Gdy taka osoba ma dodatkowo inny tytuł do ubezpieczeń, np. jest zatrudniona na umowę o pracę przez innego pracodawcę, a wynagrodzenie jest wyższe od minimalnej krajowej, to od wynagrodzenia z umowy zlecenia zawartej z osobą współpracującą obligatoryjne będzie opłacanie wyłącznie składki zdrowotnej.

Przedsiębiorca w tym przypadku zobowiązany jest przekazać co miesiąc wraz deklaracją DRA imienny raport ZUS RCA z kodem 04 11. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca sporządza PIT-11 oraz PIT-4R lub PIT-8AR.

Ponadto jeżeli rodzaj pracy i sposób jej wykonywania będzie wskazywać, że zamiast zlecenia strony powinny zawrzeć umowę o pracę, ZUS w trakcie kontroli może nakazać przemianowanie zatrudnienia na stosunek pracy. Oznacza to, że taki członek rodziny zostanie wtedy objęty ubezpieczeniami społecznymi jako osoba współpracująca. 

 

Wynagrodzenie osoby współpracującej, jako koszt podatkowy

W przypadku gdy w działalności przedsiębiorca zatrudnia osobę współpracującą należy pamiętać, że wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej obecnie może stanowić koszt podatkowy prowadzonej działalności. 

Kwota brutto wynagrodzenia zaliczana jest tu do kosztów działalności gospodarczej w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Natomiast składki osoby współpracującej wykazywane są i odliczane tak samo jak składki właściciela podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy z działalności za miesiąc, w którym zostały zapłacone.

 

Uwaga!
Art. 23 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
10) wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki; kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub
z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w Ustawie z dnia 17 lipca 2009 roku o praktykach absolwenckich, z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba.

 

Zwolnienie chorobowe osoby współpracującej bezumownie i na podstawie umowy o pracę

Jeżeli osoba współpracująca przystąpi do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego oraz posiada wymagany 90-dniowy okres nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (tzw. okres wyczekiwania), będzie jej przysługiwało prawo do otrzymania zasiłku chorobowego. Wtedy nabywa prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy
spowodowanej chorobą. Płatnikiem zasiłku chorobowego jest ZUS. W celu wypłaty zasiłku chorobowego należy przekazać do ZUS właściwego ze względu na siedzibę płatnika składek zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3b.

Aby poprawnie rozliczyć zwolnienie chorobowe osoby współpracującej należy określić podstawę do tego naliczenia. Podstawę tę stanowi kwota będąca zarazem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe za okres 12 miesięcy kalendarzowych nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, poprzedzających miesiąc, w którym nastąpiła niezdolność do pracy. Jeżeli okres ubezpieczenia jest krótszy niż 12 miesięcy kalendarzowych, wówczas podstawę zasiłku chorobowego stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe z faktycznego okresu ubezpieczenia za pełne miesiące ubezpieczenia.


Zwolnienie chorobowe osoby współpracującej  rozliczane jest na podobnych zasadach jak zwolnienie osoby prowadzącej działalność. Za osobę współpracującą, która jest niezdolna do pracy z powodu choroby i spełnia warunki do przyznania zasiłku, należy zmniejszyć standardową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne proporcjonalnie do okresu
niezdolności do pracy. Proporcjonalnego naliczenia podstawy dokonuje się poprzez podzielenie najniższej podstawy wymiaru składek przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu, następnie otrzymany wynik należy pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu, wartość wynikająca z wyliczenia stanowi podstawę wymiaru składek za miesiąc, w którym osoba współpracująca przebywała na zwolnieniu chorobowym.
Składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy opłacić w pełnej wysokości, gdyż jest ona niepodzielna. 

 

Przykład
Pani Anna otrzymała zwolnienie lekarskie na okres od 17 do 21 października 2022 roku. Świadczy pomoc bezumownie w działalności swojego męża jako osoba współpracująca. Została zgłoszona do ubezpieczeń społecznych (w tym dobrowolnego chorobowego) oraz zdrowotnego od 1 czerwca 2022 roku. Ile będzie wynosiła podstawa składek społecznych za osobę współpracującą w miesiącu choroby?
Obliczenie wygląda następująco:
1. 3 553,20 zł / 31 dni = 114,62 zł
2. 114,62 zł x 5 dni = 573,10 zł
3. 3 553,20 zł – 573,10 zł = 2 980,10 zł
Składki społeczne za osobę współpracującą za październik 2022 roku zostaną naliczone od podstawy 2 980,10 zł.

 

Natomiast w przypadku osoby współpracującej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę jej wynagrodzenie powinno być pomniejszone za czas nieobecności.

 

Przedsiębiorcy korzystający z pomocy członków rodziny powinni zatem pamiętać o obowiązkach jakie na nich ciążą. Zobowiązani są bowiem z tego tytułu odprowadzać składki społeczne, a w przypadku gdy pomoc członka rodziny jest odpłatna – powinni również odprowadzać podatek od wynagrodzenia osoby współpracującej, jak za każdego innego pracownika.


stan prawny aktualny na dzień 21.11.2023r.

źródło: poradnikprzedsiębiorcy.pl

 

nowe logo biura rachunkowego "Manufaktura.Konin - Twoja Księgowość"

 

Kliknij w linki, a znajdziesz Nas w social mediach:

 

                           

 

           

 

 

Kliknij w ikonkę, jeśli chcesz podzielić się swoją opinią na temat Naszego Biura: