Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r., weszła w życie 25 września 2024r. jako przepisy wdrażające unijną dyrektywę. Nowe regulacje niosą z sobą nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Poniżej wyjaśnimy, w sposób najprostszy z możliwych, o co tak naprawdę chodzi w tych nowych przepisach. Zapraszamy do wnikliwej lektury.

Ustawa o ochronie sygnalistów 2024

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą może być każda osoba, która zgłosi publicznie uzasadnione naruszenie prawa.

Należy tutaj odróżnić działania sygnalisty od donosiciela. Sygnalista to osoba, która działa w dobrej wierze i w interesie publicznym, zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Donosiciel natomiast to osoba zwykle działająca w złej wierze, we własnym interesie i zazwyczaj nie jest w stanie uargumentować zgłoszenia. Takiej osoby ochrona nie obejmuje.

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Zakres naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu jest szeroko ujęty i szczegółowo wymieniony w ustawie. Są to m.in. prawa dotyczące:

przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
bezpieczeństwa transportu,
ochrony środowiska, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
ochrony konsumentów,
ochrony prywatności i danych osobowych.

Przykład

Pracownik zgłasza, mając na to dowody, że w jego miejscu pracy ma miejsce naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. Pracodawca nie ma prawa go zwolnić, obniżyć wynagrodzenia ani zastosować wobec niego innego działania, które mogłoby być uznane za karę.

Jaki cel mają wprowadzane przepisy?

Celem ustawy natomiast jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi.

Kto jest zobowiązany do wdrożenia nowych przepisów?

Wdrożenie przepisów jest obowiązkowe dla firm zatrudniających na dzień 1 stycznia lub 1 lipca w ramach umowy o pracę więcej niż 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty).

Istnieje jednak w ustawie pewne odstępstwo od tego zapisu. W/w limitu nie stosuje się do instytucji zobowiązanych w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że do grona w/w przedsiębiorców, bez względu na zatrudnienie, obowiązkowo dołączyć muszą: doradcy podatkowi, biura rachunkowe, prawnicy, pośrednicy w handlu nieruchomościami czy spółki/fundacje przyjmujące płatności w gotówce w wartości wyższej niż 10 tys. euro.

Na czym polega wdrożenie przepisów ustawy?

Sygnalista musi mieć możliwość dokonania zgłoszenia. W tym celu konieczne jest odpowiednie przygotowanie i wdrożenie w firmie procedur, zapewniających mu poufność i ochronę przed odwetem. Jest to działanie bezwzględnie konieczne do prawidłowego funkcjonowania tego.

Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń trzema kanałami:

1) wewnętrznym – zgłoszenie w danej firmie/instytucji (informacja pozostaje wewnątrz firmy/instytucji),

2) zewnętrznym – zgłoszenie do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich,

3) publicznym – zgłoszenie dokonywane za pośrednictwem mediów (telewizja, radio, internet).

Zgłoszenie może być dokonane każdym z tych kanałów. Mając na względzie dobre imię firm, ich pozycje rynkowe oraz reputacje, istnieje duże przekonanie, graniczące wręcz z pewnością, że pracodawcom będzie zależało jednak na tym, aby zgłoszenia trafiały tylko do wewnątrz firm. Szacujemy, że wszystkie działania będą skierowane w tę stronę, aby sprostać ewentualnemu naruszeniu bez obawy o jego upublicznienie. Z czasem przekonamy się o skuteczności naszych przypuszczeń.

Jak powinna wyglądać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Obok wprowadzenia środków ochrony dla sygnalistów i dedykowanych rozwiązań, zapobiegających przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami działań zgłoszeniowych dla firm i instytucji obowiązanych, najważniejszymi działaniami jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Z procedurą zgłoszeń wewnętrznych wiąże się:

ustalenie osoby/działu upoważnionej/go do przyjmowania zgłoszeń,
określenie sposobu przekazywania zgłoszeń (np.: e-mail, formularz na stronie www, telefon),
ustalenie (bezstronnej/go) osoby/działu upoważnionej/go do podejmowania działań następczych,
obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (do 7 dni) i maksymalnego terminu przesłania informacji zwrotnej (do 3 miesięcy) – w przypadku zgłoszenia nie anonimowego,
określenie zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych,
obowiązek poinformowania o możliwości dokonywania zgłoszeń za pomocą kanałów zewnętrznych i publicznych.

Dodatkowym obowiązkiem dla pracodawców jest prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który winien zawierać następujące informacje:

numer zgłoszenia,
przedmiot naruszenia,
dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
adres do kontaktu sygnalisty,
datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
informację o podjętych działaniach następczych,
datę zakończenia sprawy.

Poglądowy druk został zamieszczony niżej w tym artykule.

Jakie są kary za brak wdrożenia tych przepisów?

Karą za:

utrudnianie dokonywania zgłoszeń,
dokonywanie działań odwetowych,
naruszenie poufności tożsamości sygnalisty lub
brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych

może być kara:

grzywny,
ograniczenia wolności albo
pozbawienia wolności do 3 lat.

Czy warto ryzykować?

Jak widać po wpisie raczej nie. Jako Biuro nie rekomendujemy unikania wdrożenia tej procedury. Należy podejść do sprawy racjonalnie, pragmatycznie, zdroworozsądkowo i nie uchylać się od obowiązków.

Czy Nasze Biuro „MANUFAKTURA.KONIN” – TWOJA KSIĘGOWOŚĆ ma ustalone i wdrożone procedury ochrony sygnalistów?

Oczywiście, tak. Nasze Biuro ma wprowadzone te procedury. Ich pełen opis znajduje się poniżej w poście. Natomiast zgłoszeń można u Nas dokonywać poprzez formularz zgłoszeniowy zamieszczony na głównej stronie: www.manufakturakonin.pl w prawym, górnym rogu, tuż obok języka migowego. Zachęcamy do zapoznania się z Naszą Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości oraz z Naszym formularzem zgłoszeniowym.