Uwaga! Komunikat! Rozpoczynamy prace archiwizacyjne!

W okresie od 9 marca do 19 marca 2020r. rozpoczynamy prace archiwizacyjne. Prace te będą się odbywały przy tzw. “zamkniętych drzwiach” naszego biura rachunkowego. Ważne! W tym czasie biuro nie będzie przyjmowało interesantów.

Warto wiedzieć, że …
Do archiwizowania dokumentów zobowiązane są wszystkie przedsiębiorstwa zarówno te państwowe jak i niepaństwowe (prywatne). Archiwizować należy wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza, bez względu na rodzaj branży czy wartość uzyskiwanych przychodów, to tysiące różnych wytworzonych dokumentów, tajnych lub nie, podlegających konieczności odpowiedniego składowania (archiwizowania), przez dokładnie określony czas. W Polsce ten obowiązek prawny reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Na czym polega archiwizacja?
Archiwizacja dokumentów polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich odpowiedniej klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. Urząd Skarbowy w każdym momencie może się zgłosić do przedsiębiorcy i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia. W momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów.

Jaki okres czasu przechowywać dokumenty?
Różne rodzaje dokumentów trzeba przechowywać przez różny okres czasu. Wszelką dokumentację związaną z księgowością należy przechowywać przez okres, co najmniej
pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Wszelkie dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać również przez okres pięciu lat. Okres pięcioletni obowiązuje tylko dokumentację, która została wystawiona po dacie 1 styczeń 2012 roku. Dokumentację sporządzoną przed tą datą, należało i należy przechowywać przez okres dziesięciu lat. Sprawy mają się inaczej, jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest obliczenie renty, czy emerytury, należy utrzymywać w archiwum, przez co najmniej dziesięć lat, licząc od ostatniego roku przepracowanego przez pracownika lub zdecydować się na wersję elektroniczną.

Dlaczego to takie ważne?
Należy mieć świadomość, że przedsiębiorca, który nie będzie archiwizował koniecznych dokumentów, naraża się na konsekwencje prawne. Urząd Skarbowy, a także inne instytucje, mogą domagać się wglądu w dokumentację firmy. Według przepisów przedsiębiorca może zostać ukarany karą porządkową, jeżeli nie wyda dokumentacji, o którą prosi instytucja państwowa. Jeżeli jednak dokumentacja została zagubiona, czyli istnieje rzeczywista fizyczna przeszkoda i przedsiębiorca poinformował o tym instytucję państwową, to ukaranie przedsiębiorcy karą porządkową spowodowaną nieprzedstawieniem dokumentacji, nie jest możliwe. Pomimo możliwości ukarania, wystarczy poinformować organ, że dokumentacja została zagubiona. Istnieje jednak pewne ryzyko, ponieważ organ, który przeprowadza kontrolę dokumentacji może zdecydować się przyjąć niekorzystną dla przedsiębiorcy podstawę opodatkowania. Podatnik, czyli przedsiębiorca nie ma możliwości zakwestionować takiej decyzji organu kontrolującego. Z tego też względu należy bezwzględnie archiwizować dokumentację firmową.

I tego rodzajem prac zajmiemy się w okresie od 9 marca do 19 marca 2020r. Jak wspominaliśmy wcześniej prace bezwzględnie muszą odbyć się przy tzw. “zamkniętych drzwiach”. Zatem w tym czasie, bez wyjątków, biuro nie będzie przyjmowało interesantów.

W imieniu Zespołu

Monika Jadwiga Maria Gaj
#manufakturakonin #twojaksięgowość