Czym jest pełnomocnictwo i dlaczego jest tak potrzebne?

Pełnomocnictwo to pisemne upoważnienie, dzięki któremu jedna osoba (mocodawca) wyznacza drugą (pełnomocnika) do działania w jej imieniu. Pełnomocnik może załatwiać sprawy, podpisywać dokumenty, a nawet reprezentować mocodawcę w sądzie, w zależności od zakresu upoważnienia.

Pełnomocnictwo jest niezwykle przydatne, gdy:

• nie możesz być osobiście obecny, np. na spotkaniu w banku czy w urzędzie,

• chcesz, by ktoś z większą wiedzą (np. prawnik, księgowy) zajął się twoimi sprawami,

• chcesz delegować część obowiązków na zaufanego pracownika.

Rozróżniamy całą moc różnych pełnomocnictw. W tej części, w prosty i przystępny sposób, przybliżę Ci te najistotniejsze, które na co dzień są obecne w obiegu gospodarczym. To kompleksowe zestawienie pełnomocnictw, które najczęściej spotykamy w biznesie, urzędach i księgowości, bez wątpienie przydadzą Ci się w Twojej firmie i nie tylko. Zatem zaczynamy.

Rodzaje pełnomocnictw

W biznesie spotykamy się z kilkoma rodzajami pełnomocnictw, które różnią się zakresem uprawnień. Poniżej znajdziesz wyjaśnienie tych najważniejszych oraz uniwersalne wzory pełnomocnictw, które możesz dostosować do swoich potrzeb. Pamiętaj jednak, że w przypadku niektórych spraw (np. w sądzie, w urzędzie) konieczne jest użycie oficjalnych druków.

Pełnomocnictwo ogólne

Co to jest?

Daje pełnomocnikowi uprawnienia do załatwiania zwykłych spraw dotyczących codziennej działalności firmy.

Co obejmuje?

Podpisywanie umów z dostawcami, odbieranie korespondencji, dokonywanie standardowych płatności.

Ważne!

Nie uprawnia do sprzedaży majątku firmy, zaciągania dużych kredytów czy reprezentowania firmy w sądzie. Takie czynności wymagają pełnomocnictwa szczególnego.

Forma

Zawsze musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.

Wzór pełnomocnictwa ogólnego (przykład dla firmy)

Pełnomocnictwo Ja, [Imię i nazwisko / Nazwa firmy], [adres], [NIP], reprezentowany przez [Imię i nazwisko, funkcja] udzielam pełnomocnictwa Panu/Pani [Imię i nazwisko pełnomocnika], zamieszkałemu/ej w [adres], nr PESEL [numer], do reprezentowania [nazwa firmy mocodawcy] we wszelkich sprawach dotyczących [określenie zakresu, np. „zwykłego zarządu przedsiębiorstwem”]. Pełnomocnictwo obejmuje uprawnienie do: 1. Składania oświadczeń woli i wiedzy. 2. Zawierania umów w ramach zwykłego zarządu. 3. Odbierania korespondencji. 4. Reprezentowania mocodawcy przed organami administracji publicznej i sądami w sprawach zwykłego zarządu. Pełnomocnictwo jest ważne do [data] lub do odwołania. Miejscowość, data [Podpis mocodawcy]

Wzór druku:

pełnomocnictwo ogólne

Pełnomocnictwo rodzajowe

Co to jest?

Ogranicza uprawnienia pełnomocnika do załatwiania spraw określonego rodzaju.

Co obejmuje?

Pełnomocnictwo do podpisywania wszystkich umów najmu w imieniu firmy, pełnomocnictwo do reprezentowania firmy w negocjacjach z konkretnym kontrahentem, itp.

Ważne!

Musi precyzyjnie określać, jakiego rodzaju czynności może dokonywać pełnomocnik.

Pełnomocnictwo szczególne

Co to jest?

Udziela uprawnień do załatwienia jednej konkretnej sprawy lub do wykonania jednej czynności prawnej.

Co obejmuje?

Pełnomocnictwo do sprzedaży konkretnego samochodu firmowego, do zakupu nieruchomości, do zaciągnięcia kredytu na określoną kwotę, itp.

Ważne!

Musi być bardzo precyzyjne. W niektórych przypadkach (np. sprzedaż nieruchomości) wymaga formy aktu notarialnego.

Wzór pełnomocnictwa szczególnego

Pełnomocnictwo Ja, [Imię i nazwisko / Nazwa firmy], [adres], [NIP], udzielam pełnomocnictwa Panu/Pani [Imię i nazwisko pełnomocnika], zamieszkałemu/ej w [adres], nr PESEL [numer], do dokonania w moim/naszym imieniu następującej czynności: [dokładny opis czynności, np. „sprzedaży samochodu marki [marka], model [model], o numerze rejestracyjnym [numer] za cenę nie niższą niż [kwota] zł”]. Pełnomocnictwo jest ważne do [data]. Miejscowość, data [Podpis mocodawcy]

Wzór druku:

pełnomocnictwo szczególne

Ważne!

Pamiętaj, aby zawsze precyzyjnie określić zakres pełnomocnictwa, aby uniknąć nieporozumień. Pełnomocnictwo w każdej chwili można odwołać. Warto o tym poinformować pełnomocnika na piśmie.

Prokura

Co to jest?

To specjalny rodzaj pełnomocnictwa, które może być udzielone tylko przez przedsiębiorcę wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Co obejmuje?

Prokurent może wykonywać wszelkie czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ma bardzo szeroki zakres uprawnień, zbliżony do zarządu.

Ważne!

Prokura musi zostać wpisana do KRS. Może być udzielona tylko jednej osobie (prokura samoistna) lub kilku osobom łącznie (prokura łączna). Prokurentem nie może być członek rady nadzorczej.

Pełnomocnictwa w Urzędach (organach administracji publicznej np. Urząd Skarbowy, ZUS)

W kontaktach z administracją publiczną pełnomocnictwa są bardzo często używane, aby zaoszczędzić czas i uniknąć kolejek.

Co to jest?

To druki lub pisma, które upoważniają do załatwiania spraw w urzędach w imieniu mocodawcy.

Co obejmuje?

Składanie pism, odbieranie decyzji, reprezentowanie w toku postępowania administracyjnego.

Forma

Może być udzielone na standardowym druku, dostępnym zazwyczaj na stronach internetowych urzędów. Pełnomocnictwo do ZUS-u ma swój specyficzny wzór.

Pełnomocnictwo do Urzędu Skarbowego

Pełnomocnictwo do reprezentowania w US-ie pozwala na załatwianie spraw związanych z podatkami i ich rozliczeniami.

Co to jest?

Ten rodzaj pełnomocnictwa umożliwia osobie umocowanej prawnie do komunikowania się z urzędami, składania dokumentów i wyjaśnień w imieniu klienta czyli w Twoim.

Co obejmuje?

Składanie deklaracji, odbieranie pism urzędowych, odpowiadanie na wezwania, wyjaśnianie rozbieżności.

W Urzędzie Skarbowym wyróżniamy dwa rodzaje pełnomocnictw:

• UPL-1 – Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych, które umożliwia np. księgowemu wysyłanie deklaracji VAT lub PIT w imieniu firmy. Wygasa po odwołaniu.

• PPO-1 – Pełnomocnictwo ogólne do wszelkich spraw podatkowych, które umożliwia reprezentowanie firmy przed urzędem skarbowym we wszystkich czynnościach. Wygasa po odwołaniu.

Dodatkowo, od niedawna obowiązuje druk, który pozwala na dostęp do konta organizacji (spółki, stowarzyszenia, związku, itp.). Druk ten to WNIOSEK O PRZYZNANIE DOSTĘPU / ODEBRANIE DOSTĘPU DO KONTA ORGANIZACJI W E-URZĘDZIE SKARBOWYM. 

Pełnomocnictwo do ZUS

Pełnomocnictwo do reprezentowania w ZUS-ie pozwala na załatwianie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi.

Co to jest?

Formularz PEL-1 to standardowy druk, który służy do udzielenia pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS. Jest on uniwersalny, co oznacza, że można go użyć zarówno do spraw jednorazowych, jak i do pełnomocnictwa stałego.

Dla kogo?

ZUS PEL-1 jest przeznaczony dla każdego, kto chce, aby inna osoba (np. członek rodziny, pracownik biura rachunkowego) załatwiała za niego sprawy w ZUS-ie. Mogą z niego skorzystać ubezpieczeni, świadczeniobiorcy (np. emeryci), a także płatnicy składek (przedsiębiorcy).

Co obejmuje?

Formularz PEL-1 pozwala na udzielenie pełnomocnictwa o różnym zakresie. Można upoważnić kogoś do:

• • jednorazowej czynności (np. odebrania konkretnego dokumentu),

  • załatwiania wszystkich spraw w ZUS (ale z wyłączeniem reprezentowania podczas kontroli, do czego służy inny formularz – PEL-K),

  • dostępu do konta na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. To bardzo popularna opcja, umożliwiająca pełnomocnikowi składanie wniosków i uzyskiwanie odpowiedzi drogą elektroniczną.

Gdzie go znaleźć?

Formularz PEL-1 jest dostępny na stronie internetowej ZUS, na Platformie PUE ZUS oraz w każdej placówce ZUS. Wypełniony druk składa się w ZUS.

Pełnomocnictwa w księgowości

Biuro rachunkowe lub księgowy często potrzebują pełnomocnictw, aby efektywnie prowadzić sprawy Twojej firmy.

Pełnomocnictwo do reprezentowania przez Urzędem Skarbowym i ZUS

Co to jest?

Ten rodzaj pełnomocnictwa umożliwia księgowemu komunikowanie się z urzędami, składanie dokumentów i wyjaśnień w imieniu klienta czyli w Twoim.

Co obejmuje?

Składanie deklaracji, odbieranie pism urzędowych, odpowiadanie na wezwania, wyjaśnianie rozbieżności.

Ważne!

Aby księgowy mógł sprawnie załatwiać formalności bez angażowania właściciela firmy wydanie takiego pełnomocnictwa jest bardzo ważne. W Urzędzie Skarbowym najczęściej używa się druków UPL-1 oraz PPO-1 natomiast w ZUS druku PEL-1

Wzory druków:

• Urząd Skarbowy

UPL-1 

upl-16-pelnomocnictwo-do-podpisywania-deklaracji-skladanej-za

PPO-1

ppo-13-pelnomocnictwo-ogolne

WNIOSEK O PRZYZNANIE DOSTĘPU / ODEBRANIE DOSTĘPU DO KONTA ORGANIZACJI W E-URZĘDZIE SKARBOWYM

wniosek-o-przyznanie-dostepu-odebranie-dostepu-do-konta-organ

• ZUS

PEL-1

zus-pel-pelnomocnictwo

Pełnomocnictwa wewnętrzne

Ten rodzaj pełnomocnictw stosowany jest w ścisłym obiegu dokumentów i załatwianiu spraw na linii Klient – Biuro Rachunkowe. W Naszym Biurze rachunkowym posługujemy się tego rodzaju zestawem dokumentów. Pozwala Nam to na sprawne i zgodne z prawem prowadzenie Twoich spraw.

 

Wzory druków:

 

3a Upoważnienie do reprezentacji Podatnika

3 Pełnomocnictwo do odbioru dokumentacji księgowo-kadrowej

 

Pełnomocnictwa, które wymagają szczególnej formy

Istnieją sytuacje, w których zwykła pisemna forma pełnomocnictwa jest niewystarczająca. Wówczas konieczne jest skorzystanie z usług notariusza lub prawnika, aby dokument był w pełni ważny.

Pełnomocnictwo notarialne (akt notarialny)

Co to jest?

To pełnomocnictwo sporządzone przez notariusza w formie aktu notarialnego. Ma ono najwyższą moc dowodową i jest niezbędne do dokonania najpoważniejszych czynności prawnych.

Kiedy jest konieczne?

Zawsze wtedy, gdy czynność, do której udziela się pełnomocnictwa, sama w sobie wymaga formy aktu notarialnego. Najczęstsze przykłady to:

• • sprzedaż lub zakup nieruchomości – jeśli chcesz, aby ktoś kupił lub sprzedał mieszkanie w Twoim imieniu, musi mieć pełnomocnictwo notarialne;

  • sprzedaż lub zakup spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – podobnie jak w przypadku nieruchomości, wymagany jest akt notarialny;

  • zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego – pełnomocnictwo do podpisania takiej umowy również musi mieć formę notarialną;

  • przyjęcie lub odrzucenie spadku – chociaż można to zrobić przed sądem, często wygodniej jest skorzystać z pełnomocnictwa notarialnego.

Dlaczego notariusz?

Notariusz jest funkcjonariuszem publicznym, który czuwa nad zgodnością dokumentu z prawem, weryfikuje tożsamość stron i upewnia się, że mocodawca działa świadomie. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu prawnego.

Pełnomocnictwo prawne (procesowe)

Co to jest?

To pełnomocnictwo udzielane radcy prawnemu lub adwokatowi do reprezentowania mocodawcy w sądzie lub przed innymi organami, np. w sprawach karnych, cywilnych czy administracyjnych.

Kiedy jest potrzebne?

Zawsze, gdy chcesz, aby prawnik występował w Twoim imieniu w procesie sądowym. Warto pamiętać, że pełnomocnictwo procesowe uprawnia do:

• • wszczynania i prowadzenia sprawy – wnoszenie pozwów, apelacji, składanie wniosków;

  • reprezentowania na rozprawach – uczestniczenie w przesłuchaniach, zadawanie pytań świadkom;

  • odbierania pism urzędowych – pism procesowych, wyroków, postanowień;

  • zawarcia ugody – zgoda na warunki ugody w imieniu klienta.

Do czego uprawnia?

W ramach pełnomocnictwa prawnego, pełnomocnik może dokonywać wszystkich czynności procesowych, chyba że mocodawca wyraźnie go w tym ograniczy. W większości spraw cywilnych i gospodarczych, pełnomocnictwo dla radcy prawnego lub adwokata może być udzielone na piśmie bez dodatkowych formalności (np. notarialnych), ale musi ono spełniać wymogi procesowe (wskazywać imię, nazwisko, adres pełnomocnika oraz zakres umocowania).

Wzór pełnomocnictwa procesowego

Pamiętaj, że pełnomocnictwo procesowe musi być bardzo precyzyjne, ale jego forma nie jest aż tak rygorystyczna jak w przypadku aktu notarialnego.

Pełnomocnictwo procesowe Ja, [Imię i nazwisko / Nazwa firmy], zamieszkały/a w [adres], [numer PESEL / NIP], udzielam pełnomocnictwa 
Panu/Pani [Imię i nazwisko pełnomocnika], radcy prawnemu/adwokatowi, nr wpisu na listę [numer], do reprezentowania mnie/nas w sprawie z powództwa/wniosku [Imię/Nazwa drugiej strony] przeciwko mnie/nam o [przedmiot sprawy, np. "zapłatę", "rozwód"]. 
Pełnomocnictwo obejmuje uprawnienie do: 1. Wszczynania i prowadzenia sprawy w moim/naszym imieniu. 2. Uczestniczenia we wszystkich rozprawach. 3. Składania pism procesowych i wniosków. 4. Odbierania pism urzędowych, wyroków i innych orzeczeń. 5. Zawierania ugody. 6. Wnoszenia środków odwoławczych. Niniejsze pełnomocnictwo uprawnia do wszelkich czynności procesowych, z prawem substytucji (czyli możliwością ustanowienia dalszego pełnomocnika), chyba że zaznaczono inaczej. Miejscowość, data [Podpis mocodawcy]

Wzór druku:

pełnomocnictwo procesowe

Zestawienie pełnomocnictw

Rodzaj pełnomocnictwa	Kiedy używamy?	Wymagana forma?	Kto może być pełnomocnikiem?	Gdzie stosujemy?
Zwykłe pisemne	Do codziennych spraw, np. odbiór dokumentów, podpisywanie prostych umów.	Forma pisemna jest wystarczająca.	Każda osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych.	Biznes, urzędy (np. ZUS), banki.
Rodzajowe/Szczególne	Do określonych typów czynności lub jednej konkretnej czynności.	Forma pisemna, chyba że prawo wymaga inaczej.	Każda osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych.	Biznes, sprzedaż pojazdu, negocjacje.
Prokura	Do kompleksowego prowadzenia przedsiębiorstwa.	Pismo, zgłoszenie do KRS.	Tylko osoba fizyczna, nie może być członkiem rady nadzorczej.	Firmy wpisane do KRS.
Notarialne	Do czynności, które wymagają formy aktu notarialnego (np. sprzedaż nieruchomości).	Akt notarialny (sporządzony przez notariusza).	Każda osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych.	Nieruchomości, spółki, spadki.
Prawne (procesowe)	Do reprezentowania przed sądem lub innymi organami.	Forma pisemna (wzór procesowy).	Radca prawny lub adwokat. W pewnych sprawach także inni, np. rzecznik patentowy, doradca podatkowy.	Sąd, postępowanie administracyjne, egzekucyjne.

Rekomendacja

W tym artykule omówiłam różne rodzaje obowiązujących w Polsce pełnomocnictw. Oczywiście te najważniejsze, używane powszechnie, na co dzień w biznesie, urzędach czy w księgowości, ale także te, wymagające specjalnej formy, jak pełnomocnictwo notarialne czy procesowe. Zamieściłam proste wzory, które możesz wykorzystać oraz oryginalne wzory druków do wydruku i wypełniania.

Te wszystkie informacje pozwolą Ci na pełniejsze zrozumienie kiedy, dlaczego i po jakie bardziej formalne formy pełnomocnictw musisz sięgnąć w danych, konkretnych sytuacjach. Znajomość tych wszystkich druków i formularzy jest bardzo przydatna, ponieważ pozwoli Ci na sprawną i bezpieczną obsługę spraw urzędowych i innych niejednokrotnie bez konieczności osobistego stawiennictwa. Pamiętaj jednak, że odpowiednie dopasowanie formy pełnomocnictwa do konkretnej sytuacji jest istotne dla jego ważności i skuteczności.

W Naszych Social Mediach