KSeF – nowoczesne faktury 2022 roku
Z dniem 1 stycznia weszły w życie przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie nowych faktur ustrukturyzowanych będzie fakultatywne. Przedsiębiorcy powinni się jednak nastawiać na to, iż docelowo system e-faktur będzie dla wszystkich obowiązkowy. To jest dobry czas na zapoznanie się z działaniem tego nowego systemu.
Na czym polega KSeF?
E-faktura tj. faktura ustrukturyzowana, będzie kolejną formą faktury. Będzie ona wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Numer identyfikujący w systemie nie będzie zastępował dotychczasowego numeru, a będzie jedynie numerem na potrzeby systemu.
Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF.
Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadzona zostanie możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
Jakie faktury będzie można wystawiać, a jakich nie?
Generalnie w ramach KSeF będzie możliwe wystawianie faktur wszelkiego rodzaju. Wyjątek będą stanowiły faktur RR oraz faktury pro forma.
Warto również zwrócić uwagę, iż będzie możliwe wystawianie faktur uproszczonych, z wyłączeniem tych które są wystawiane za pośrednictwem kas rejestrujących.
Jak wystawiać faktury korygujące i noty korygujące?
Faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych będą wystawiane również w tej samej formie, czyli jako e-faktury.
Zezwala się na wystawiania not korygujących w dotychczasowym systemie, to jest poza KSeF. Noty korygujące wystawiane więc będą tradycyjnie.
Jakie największe plusy ma korzystanie z systemu KSeF?
Przede wszystkim system pozwala na odejście od konieczności zbierania dokumentacji dla podatników, którzy obecnie borykają się z problemem faktur korygujących in minus. W przypadku wystawienia faktur korygujących do faktur wystawianych KSeF, podatnik sprzedający rozpozna korektę w momencie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku nabywcy będzie on miał możliwość rozpoznania faktury korygującej w momencie otrzymania faktury in minus. Jest to niewątpliwa zaleta dla tych podatników, którzy mają dużo korekt in minus.
Jaka będzie data wystawienia i data otrzymania takiej faktury?
Datą wystawienia będzie data przesłania faktury ustrukturyzowanej do Systemu. Datą otrzymania będzie data jej otrzymania w Systemie.
Jak wygląda kwestia przechowywania faktur?
Faktury są przechowywane w Systemie przez 10 lat. Należy jednak pamiętać, że przed upływem tego terminu faktury powinny być pobrane i przechowywane przez podatnika, dla celów podatkowych i nie tylko, jeśli nadal są wymagane (np. środki trwałe, długie okresy amortyzacji).
Jakie jeszcze inne zmiany zostaną wprowadzone?
1. Brak konieczności oznaczania duplikatów faktur wyrazem „DUPLIKAT” – pozostaje konieczność wskazania daty ponownego wystawienia faktury.
2. Faktury będą mogły być wystawione nie wcześniej niż 60 dnia (obecnie 30 dnia) przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi lub
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
3. Brak konieczności nazywania faktury korygującej „Faktura korygująca” oraz podawania przyczyny korekty. Będą to elementy fakultatywne.
Polska w czołówce krajów wdrażających e-fakturę
18 listopada w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur (KSeF).
E-faktura to krok milowy w zakresie dalszego uszczelniania podatku VAT. To również nowość technologiczna. Polska jest czwartym krajem UE wdrażającym tę pionierską e-usługę.
- E-faktura to kamień milowy w zakresie uszczelniania VAT. Jej wprowadzenie w Polsce to historyczna zmiana, przełom podobny do wdrożenia raportowania w formacie JPK czy mechanizmu podzielonej płatności (split payment). E-faktura to również całkowita nowość technologiczna. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 – Portugalia. Od połowy 2024 e-faktura będzie etapowo wprowadzana we Francji – wyjaśnia wiceminister finansów Jan Sarnowski
– E-faktura to oczekiwana przez firmy e-usługa administracji, która ułatwi im rozliczanie obrotu, a przez to pobudzi polską gospodarkę. To również najbardziej zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT. Dzięki analizom big data, w ciągu ostatnich sześciu lat, tempo wykrywania podatkowych przestępców skróciło się z kilkunastu do kilku miesięcy. Po wdrożeniu E-faktury będzie ono jeszcze szybsze. Będzie liczone nie w miesiącach tylko w tygodniach – tłumaczy wiceminister Sarnowski.
– Znaczne przyspieszenie wykrywania prób wyłudzenia VAT zwiększy bezpieczeństwo uczciwych firm i zapewni im uczciwe warunki konkurencji. Dla budżetu to zabezpieczenie wpływów z VAT i szansa na to, by w kilka lat zmniejszyć lukę VAT o połowę, do poziomu 5% – dodaje wiceminister.
Korzyści wynikające z tego rozwiązania
- Szybki zwrot VAT: podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
- Bezpieczeństwo: faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
- Przyspieszenie obrotu: dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
- Wygoda: e-faktury będą wydawane według jednego wzorca tak, że będą bardzo łatwe w użyciu.
- Standaryzacja: wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze.
- Mniej obowiązków: podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia.
- Mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.
SLIM VAT 2 i zmiany w fakturowaniu w ramach KSeF
W ramach wdrażania nowego projektu KSeF do polskiego systemu prawnego e-faktury wchodzą w życie również zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2. Dotyczą one:
- Braku obowiązku zamieszczania oznaczenia „Duplikat”, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie.
- Braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy wskazywania przyczyny korekty.
- Korekt zbiorczych – będą możliwe do poszczególnych pozycji z faktury. Dopuszczalna będzie przez podatnika za dany okres na rzecz jednego odbiorcy, za pomocą faktury korygującej, zarówno korekta faktur poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekta wszystkich dostaw lub usług.
- Możliwości wcześniejszego wystawienia faktury – zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60 dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60 dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
– Opublikowana ustawa finalizuje wdrożenie do polskiego prawa pakietu ułatwień SLIM VAT 2. Pakiet umożliwia m.in. zapłatę z konta VAT-owskiego należności z tytułu składek KRUS, wprowadza dalsze ułatwienia w zakresie wykonywania odliczenia VAT, znosi uciążliwe formalności związane z wyborem opcji opodatkowania VAT przy sprzedaży nieruchomości oraz wydłuża czas na skorzystanie z ulgi na złe długi. To nasza odpowiedź na postulaty i oczekiwana przedsiębiorców. Kolejny pakiet uproszczeń dla biznesu, SLIM VAT 3, jest już na ukończeniu i jeszcze na przełomie roku może zostać udostępniony rynkowi do prekonsultacji – dodaje wiceminister Sarnowski.
Reasumując. Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy będą z e-faktury korzystać dobrowolnie. Będzie ona działała, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Intencją Ministerstwa Finansów jest to, aby w 2023 r. korzystanie z e-faktury stało się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców.
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
Podstawa prawna:
- ustawa z 1.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
Stan prawny aktualny na dzień 8.11.2021 r.
źródło: taxalert.lex.pl
źródło: gov.pl
