Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Z dniem 1 stycznia 2022 roku weszły w życie przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie nowych faktur ustrukturyzowanych jest fakultatywne ale to się zmieni. Przedsiębiorcy powinni się nastawiać na to, iż docelowo system e-faktur będzie dla wszystkich obowiązkowy. Planowana data wprowadzenia to 2024 rok. Zatem to dobry moment na zapoznanie się z działaniem tego nowego systemu lub przypomnienie sobie o nim. Zaczynamy.
W 2022 roku przybliżaliśmy już Państwu ten temat. W ramach przypomnienia pozostawiamy link do artykułu, z którym warto się zapoznać.
ksef-nowoczesne-faktury-2022-roku
Informacje o Krajowym Systemie e-Faktur
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Jaki format ma e-Faktura
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Jak wystawisz fakturę w KSeF
Faktury ustrukturyzowane wystawisz:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
- przy użyciu programów komercyjnych.
Etapy wprowadzania KSeF
- Od października do grudnia 2021 roku prowadziliśmy pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. Szczegóły dotyczące testowania umieszczono w zakładce Strefa testowa KSeF.
- Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzamy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu będziesz miał możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Od 1 stycznia 2024 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku możesz zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej.
Czy muszę przystąpić do KSeF
W pierwszym etapie wdrażania KSeF to Ty zdecydujesz, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.
Kto korzysta z KSeF
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF a PEF
System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie.
Baza wiedzy KSeF
Uprawnienia KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
Rodzaje uprawnień
W KSeF występują uprawnienia do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:
- elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień,
- w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Uwaga!
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia.
Podmioty i osoby uprawnione
Uprawnionymi do działania w KSeF są:
- bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
- osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
- osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – wskazane w imieniu podatnika przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,
- osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,
- osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
- osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
- osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.
Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.
Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
Modele uprawnień
Więcej na ten temat dowiesz się klikając w poniższe linki:
Wideo i animacje na temat KSeF
Materiały wideo
Webinarium z 07.04.2022 r. na temat Aplikacji Podatnika KSeF
Webinarium z 25.11.2021 r. na temat integracji z Krajowym Systemem e-Faktur
Animacje
Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2022 r.
Pliki do pobrania KSeF
Pytania i odpowiedzi – KSeF
Jeśli nadal masz wątpliwości i szukasz odpowiedzi na swoje pytanie dotyczące KSeF, to odsyłamy Cię tutaj, pod niżej wskazany link. Tam zapoznasz się z odpowiedziami do najczęściej zadawanych pytań. Zachęcamy do lektury.
Narzędzia dla Krajowego Systemu e-Faktur
Środowisko produkcyjne KSeF
Tutaj dowiesz się jak zintegrować się z KSeF, pobierzesz dokumenty, struktury logiczne → KLIKNIJ
Strefa testowa KSeF
Tutaj dowiesz się jak wziąć udział w testach KSeF, pobierzesz oprogramowanie testowe i przedprodukcyjne (demo) → KLIKNIJ
Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia
To bezpłatne narzędzia do zarządzania uprawnieniami, uwierzytelniania, wystawiania i odbierania e-faktur → KLIKNIJ
Program PodatkiPodatki a KSeF w 2023 roku
Nasz program do obsługi Biura ma wdrażany system KSeF. Oznacza to, że korzystając z Naszego systemowego oprogramowania do wystawiania faktur bez problemu poradzisz sobie z nowymi obowiązkami, wynikającymi z ustawy. Wszystko za Ciebie zrobimy MY, ponieważ gwarantujemy integrację z KSeF. Twoim zadaniem będzie tylko rozpoczęcie korzystania z programu do obsługi Biura PodatkiPodatki.pl.
Program ten udostępniamy w dniu podpisania umowy z Naszym Biurem. Wystarczy, że zaczniesz z niego regularnie korzystać. To nic trudnego. Aby móc zacząć z nim pracować należy kolejno wykonać podane niżej kroki:
- wejść na stronę www.manufakturakonin.pl
- w górnym panelu odszukać zakładkę: Panel Klienta
- po kliknięciu w niego wpisać odpowiednio: użytkownika (Twój adres mailowy) oraz hasło (nadane podczas pierwszego logowania) → https://manufakturakonin.pl/panel-klienta/
- jeśli nie jesteś jeszcze Naszym Klientem skontaktuj się z Nami celem nawiązania współpracy – otrzymasz od Nas ofertę dostosowaną do Twoich potrzeb i oczekiwań
- jeśli nie pamiętasz swojego maila lub hasła daj Nam znać – wyślemy Ci ponownie link aktywacyjny. Pamiętaj! Link aktywacyjny ważny jest tylko kilka dni
- swoje faktury wystawisz korzystając z zakładki: FAKTURY DLA KLIENTÓW
Każdy Klient na swoim koncie znajdzie również wszystkie pozostałe informacje podatkowe, jakie co miesiąc Nasze Biuro wysyła drogą mailową. Ważne! Program jest bezpłatny.
Gorąco zachęcamy do współpracy i do korzystania z przygotowanych udogodnień.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481)
stan prawny aktualny na dzień 13.01.2023r.
źródło: podatki.gov.pl
Kliknij w linki, a znajdziesz Nas w social mediach:
Kliknij w ikonkę, jeśli chcesz podzielić się swoją opinią na temat Naszego Biura: