Krajowy System e-Faktur (KSeF)

 

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Z dniem 1 stycznia 2022 roku weszły w życie przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie nowych faktur ustrukturyzowanych jest fakultatywne ale to się zmieni. Przedsiębiorcy powinni się nastawiać na to, iż docelowo system e-faktur będzie dla wszystkich obowiązkowy. Planowana data wprowadzenia to 2024 rok. Zatem to dobry moment na zapoznanie się z działaniem tego nowego systemu lub przypomnienie sobie o nim. Zaczynamy.

 

W 2022 roku przybliżaliśmy już Państwu ten temat. W ramach przypomnienia pozostawiamy link do artykułu, z którym warto się zapoznać.

 

ksef-nowoczesne-faktury-2022-roku

 

 

KSeF - nowoczesne faktury 2023 roku

 

Informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

 

Jaki format ma e-Faktura

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

 

Jak wystawisz fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

  • z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
  • przy użyciu programów komercyjnych.

 

Etapy wprowadzania KSeF

  • Od października do grudnia 2021 roku prowadziliśmy pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. Szczegóły dotyczące testowania umieszczono w zakładce Strefa testowa KSeF.
  • Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzamy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu będziesz miał możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
  • Od 1 stycznia 2024 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku  możesz zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej.
Od stycznia 2022 roku możesz skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast w 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.

 

Czy muszę przystąpić do KSeF

W pierwszym etapie wdrażania KSeF to Ty zdecydujesz, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.

 

Kto korzysta z KSeF

  • Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

 

KSeF a PEF

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu  w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie.

 

KSeF - nowoczesne faktury 2023 roku

 

Baza wiedzy KSeF

Uprawnienia KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

 

Rodzaje uprawnień

W KSeF występują uprawnienia do:

  1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

 

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

  1. elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień,
  2. w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Uwaga!

Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

 

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia.

 

Podmioty i osoby uprawnione

 Uprawnionymi do działania w KSeF są:

  • bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – wskazane w imieniu podatnika przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,
  • osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
  • osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

 

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.

 

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.

 

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

 

Modele uprawnień

Więcej na ten temat dowiesz się klikając w poniższe linki:

 

     Standardowy model uprawnień                             Samofakturowanie                                     Inne

 

Pliki do pobrania KSeF

Pliki-do-pobrania-ksef

 

Pytania i odpowiedzi – KSeF

Jeśli nadal masz wątpliwości i szukasz odpowiedzi na swoje pytanie dotyczące KSeF, to odsyłamy Cię tutaj, pod niżej wskazany link. Tam zapoznasz się z odpowiedziami do najczęściej zadawanych pytań. Zachęcamy do lektury.

 

Pytania i odpowiedzi – KSeF

 

Narzędzia dla Krajowego Systemu e-Faktur

Środowisko produkcyjne KSeF

Tutaj dowiesz się jak zintegrować się z KSeF, pobierzesz dokumenty, struktury logiczne → KLIKNIJ 

 

Strefa testowa KSeF

Tutaj dowiesz się jak wziąć udział w testach KSeF, pobierzesz oprogramowanie testowe i przedprodukcyjne (demo) → KLIKNIJ

 

Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia

To bezpłatne narzędzia do zarządzania uprawnieniami, uwierzytelniania, wystawiania i odbierania e-faktur → KLIKNIJ

 

KSeF czyli e-Faktury w 2023 roku

 

Program PodatkiPodatki a KSeF w 2023 roku

Nasz program do obsługi Biura ma wdrażany system KSeF. Oznacza to, że korzystając z Naszego systemowego oprogramowania do wystawiania faktur bez problemu poradzisz sobie z nowymi obowiązkami, wynikającymi z ustawy. Wszystko za Ciebie zrobimy MY, ponieważ gwarantujemy integrację z KSeF. Twoim zadaniem będzie tylko rozpoczęcie korzystania z programu do obsługi Biura PodatkiPodatki.pl.

 

Program ten udostępniamy w dniu podpisania umowy z Naszym Biurem. Wystarczy, że zaczniesz z niego regularnie korzystać. To nic trudnego. Aby móc zacząć z nim pracować należy kolejno wykonać podane niżej kroki:

  1. wejść na stronę www.manufakturakonin.pl 
  2. w górnym panelu odszukać zakładkę: Panel Klienta
  3. po kliknięciu w niego wpisać odpowiednio: użytkownika (Twój adres mailowy) oraz hasło (nadane podczas pierwszego logowania) → https://manufakturakonin.pl/panel-klienta/   
  4. jeśli nie jesteś jeszcze Naszym Klientem skontaktuj się z Nami celem nawiązania współpracy – otrzymasz od Nas ofertę dostosowaną do Twoich potrzeb i oczekiwań
  5. jeśli nie pamiętasz swojego maila lub hasła daj Nam znać – wyślemy Ci ponownie link aktywacyjny. Pamiętaj! Link aktywacyjny ważny jest tylko kilka dni
  6. swoje faktury wystawisz korzystając z zakładki: FAKTURY DLA KLIENTÓW

 

Każdy Klient na swoim koncie znajdzie również wszystkie pozostałe informacje podatkowe, jakie co miesiąc Nasze Biuro wysyła drogą mailową. Ważne! Program jest bezpłatny.

Gorąco zachęcamy do współpracy i do korzystania z przygotowanych udogodnień.

 

 


Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
  • Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481)

stan prawny aktualny na dzień 13.01.2023r.

źródło: podatki.gov.pl

 

nowe logo biura rachunkowego "Manufaktura.Konin - Twoja Księgowość"

 

Kliknij w linki, a znajdziesz Nas w social mediach:

 

                                              

 

 

Kliknij w ikonkę, jeśli chcesz podzielić się swoją opinią na temat Naszego Biura: