KSeF – przygotowania czas … start!

Do Krajowego Systemu e-Faktur przygotowania trzeba zacząć już teraz

Krajowy System e-Faktur to nowe narzędzie umożliwiające sprzedawcom wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie, nabywcom odbiór tych faktur, a organom podatkowym bezpośredni dostęp do faktur wystawionych w systemie. Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., przy czym przewidziano wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, dla nich KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Według założeń Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe, jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów.

Przedsiębiorcy natomiast muszą przygotować się na wdrożenie nowego mechanizmu, w ramach którego należy:

zidentyfikowanie zachodzących w jednostce procesów związanych z fakturowaniem (powiązania pomiędzy modułami finansowo-księgowym, magazynowym, sprzedażowym, w stosowanym dotychczas oprogramowaniu);
sprawdzenie możliwości współdziałania stosowanego oprogramowania z e-fakturowaniem w ramach KSeF (zakup dodatkowych modułów / ewentualnie zakup nowego oprogramowania);
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za e-fakturowanie w ramach KSeF, opracowanie zakresu obowiązków, przygotowanie harmonogram prac;
zorganizowanie szkolenia wewnątrz jednostki przygotowującego pracowników do wprowadzanych zmian;
nadanie / rozpoznanie pierwotnych uprawnień do korzystania z KSeF. W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
- W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
- W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
rozpoznanie konieczności nadania uprawnień innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika. W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur;
rozpoczęcie testowania KSeF przed 1 lipca 2024 r. w celu rozpoznania i eliminacji ewentualnych błędów. Przedsiębiorcy już od 1 stycznia 2022 r. mogą wystawiać e-faktury poprzez KSeF.

Wdrożenie KSeF. Ważna informacja Ministerstwa Finansów

19 czerwca 2023 r. na stronie www.gov.pl Ministerstwo Finansów zamieściło informację dotyczącą przyjętej przez Sejm ustawy wdrażającej KSeF (Krajowy System e-Faktur). Jak wiemy, obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r.

Jak czytamy w informacji, główne założenia ustawy to:

przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.,
wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.,
faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.,
faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF,
bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF,
wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS,
kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na złote zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF,
w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline,
doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline,
w okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących,
liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.,
likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Ważne!

Przedsiębiorcy od 1 stycznia 2022 r. mogą wystawiać faktury poprzez KSeF. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Ustawa przewiduje także wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).

Rozwiązania bazują na rozszerzeniu potencjału już funkcjonujących narzędzi KAS i nie wymagają technologicznego wdrożenia u podatników. Jak informuje Ministerstwo Finansów, projekt nie wymaga dodatkowych wdrożeń u przedsiębiorców, nie ogranicza również dostępu do instrumentów takich jak WIS, WIA, WIT i WIP.

Krajowy System e-Faktur z podpisem prezydenta

7 sierpnia 2023 r. prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przez podatników od 1 lipca 2024 roku. Małe i średnie firmy zwolnione z VAT będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym, umożliwiającym wystawianie e-faktur. Jego celem jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, które są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz dostępnych już faktur elektronicznych.

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. – od tego dnia podatnicy mogą dobrowolnie z niego korzystać. Ministerstwo Finansów podkreśla, że wdrożenie systemu uprości fakturowanie, usprawniając jednocześnie obieg dokumentów. Dzięki jednolitemu standardowi e-faktury dokumentowanie transakcji będzie prostsze oraz bardziej zautomatyzowane, co powinno wpłynąć na obniżenie kosztów przez podatników oraz przyspieszenie całego procesu fakturowania.

Główne założenia ustawy

Do głównych założeń ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF zalicza się przede wszystkim:

obowiązkowe korzystanie z systemu przez podatników od 1 lipca 2024 r. przy jednoczesnym odroczeniu tego terminu dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT do 1 stycznia 2025 r.,
faktury konsumenckie oraz bilety spełniające funkcje faktur (w tym paragony z autostrad) a także faktury wystawiane w procedurach OSS oraz IOSS będą wyłączone z KSeF,
w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziana jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza systemem i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu jej w trybie offline,
sankcje zostały złagodzone w porównaniu z pierwotnymi założeniami, natomiast ich obowiązywanie zostało odroczone do 1 stycznia 2025 r. – tym samym daje to podatnikom czas na zapoznanie się z działaniem systemu oraz dostosowaniem firmy bez ponoszenia konsekwencji z powodu błędów,
faktury z kas rejestrujących mogą być wystawiane w dotychczasowej formie do końca 2024 roku,
również do końca 2024 roku paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko nowe obowiązki dla podatników. Ustawa przewiduje szereg korzyści, w tym podatkowych oraz związanych z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstw. Przede wszystkim podatnicy korzystający z KSeF będą mogli uzyskać zwrot podatku od towarów i usług w skróconym terminie 40 dni, zamiast standardowych 60. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ta zmiana wpłynie korzystanie na płynność finansową firm – w krótszym czasie będą one dysponować nierzadko wysokimi środkami pieniężnymi, które będą mogły ponownie wrócić do obrotu gospodarczego bądź zainwestowane. Równie istotny dla podatników będzie fakt, że nie będą zmuszeni do wystawiania duplikatów faktur – w KSeF dokumenty będą przechowywane przez 10 lat, w związku z czym kontrahenci w każdym momencie będą mieli dostęp do faktury. Przy tym warto wspomnieć jeszcze o jednej korzyści – podatnicy nie będą obowiązani do ponoszenia kosztów archiwizacji dokumentów, co też wpłynie na poprawę sytuacji finansowej zwłaszcza dużych firm, w przypadku których roczna ilość dokumentów jest nierzadko bardzo znaczna.

Inną korzyścią jest zdjęcie z podatników obowiązku przesyłania na żądanie organów jednolitego pliku kontrolnego dla faktur – organy podatkowe będą miały stały dostęp do wystawianych faktur, w związku z czym nie będzie już konieczności przesyłania JPK_FA. Dodatkowo Ministerstwo podkreśla, że szybsze procesowanie dokumentów to niższe koszty dla podatników. Korzyścią będzie również fakt, że podatnicy na bieżąco będą dysponować informacjami z wystawionych faktur, co ma duży wpływ na zarządzanie firmą.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza dla podatników konieczność dostosowania swoich systemów księgowych oraz ogólne przygotowanie organizacyjne. Niejednokrotnie podkreślane jest, by firmy zaczęły korzystać z systemu wcześniej, gdy ewentualne błędy czy pomyłki nie będą jeszcze karane. Chociaż ustawa zakłada odroczenie nakładania kar o pół roku (od 1 stycznia 2025 r.), może okazać się, że ten okres i tak jest niewystarczający do dokładnej analizy funkcjonowania systemu – dlatego warto potestować go wcześniej, gdy brak jest z tego tytułu negatywnych konsekwencji dla podatników.

Nowa wersja e-faktury w KSeF

Od 1 lipca 2024 roku podatnicy będą mieli obowiązek korzystania przy wystawianiu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Obecnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, podobnie jak faktury tradycyjne (papierowe) czy używane już od dłuższego czasu przez podatników faktury elektroniczne. Po rozpoczęciu obowiązywanie obowiązkowego KSeF faktury ustrukturyzowane staną się codziennością dla większości podatników.

Faktura ustrukturyzowana jest to inaczej faktura elektroniczna posiadająca ustrukturyzowany format XML zamiast formatu PDF. Powinna ona zawierać obowiązkowe, wynikające z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, elementy faktury. Wzór takiej faktury (tzw. struktura logiczna) został określony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dotychczas obowiązującym wzorem była struktura logiczna FA(1). Od 1 września 2023 roku zastąpiła ją struktura logiczna FA(2), co oznacza, że od tego dnia nawet w przypadku fakultatywnego (przed 1 lipca 2024 r.) korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podatnik musi korzystać z nowej struktury logicznej – nie jest możliwe posługiwanie się wzorem obowiązującym poprzednio.

Nowa wersja e-Faktury składa się z trzech segmentów: z danych obowiązkowych, niezbędnych oraz fakultatywnych. Pierwsze z nich – obowiązkowe – jak wskazuje nazwa, są konieczne do wypełnienia, ponieważ bez tego dokument nie będzie miał mocy prawnej (nie spełni wymagań, jakie są obowiązkowe do uznania dokumentu za fakturę dokumentującą rzeczywistą transakcję gospodarczą). Trzeba zwrócić uwagę na fakt, że e-Faktura wymaga uwzględnienia oznaczeń negatywnych, wskazujących na brak wystąpienia pewnych okoliczności. W przypadku faktur papierowych nie jest to wymagane, jednak KSeF w tym zakresie ustanawia obowiązek zawarcia takich informacji. Niewypełnienie wszystkich danych obowiązkowych spowoduje brak możliwości wysłania dokumentu do KSeF.

Kolejnymi danymi, jakie powinny być ujęte w fakturze wystawianej w Krajowym Systemie e-Faktur, są dane niezbędne. Chodzi o dane, które powinny być uzupełnione w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności, przykładowo obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności zgodnie z przepisami. Co warto zaznaczyć, niedopełnienie obowiązku uzupełnienia tych danych nie powoduje, że faktura nie zostanie przyjęta przez KSeF (jak będzie w przypadku błędów w danych obowiązkowych). Jednak w momencie analizy faktury przez kontrahenta, gdy zauważy on brak informacji, które są obowiązkowe na fakturze, może się okazać, że konieczne będzie skorygowanie wystawionej faktury.

Ostatnim z segmentów, na jakie – można powiedzieć – jest „podzielona” faktura ustrukturyzowana, są dane fakultatywne. Zgodnie z nazwą, ich umieszczenie na fakturze nie przesądza o prawidłowości wystawienia faktury czy zgodności z przepisami prawa – mogą to być np. informacje dotyczące samochodu (w przypadku faktury za ratę leasingu samochodu, jak m.in. numer VIN auta, model, marka, kolor), ale również informacje grzecznościowe, jak podziękowanie za zakupy, zaproszenie do dalszej współpracy, życzenia świąteczne. Dane fakultatywne zajmują prawie 50 proc. całej struktury faktury, a ich wypełnienie nie wpływa na poprawność wystawienia dokumentu.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg korzyści. Na stronie internetowej resortu wskazuje się kilka z nich, m.in.:

wdrożenie KSeF pozwala na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych;
ustrukturyzowane dane to nowy standard, który powoduje automatyzację fakturowania oraz archiwizacji dokumentów – firmy odczują korzystnie brak konieczności zatrudniania zewnętrznych firm do archiwizacji dokumentów, co wiąże się nierzadko z wysokimi kosztami;
szybsza procesowanie dokumentów to również niższe koszty – firmy na bieżąco będą dysponować dokumentami, co pozwoli na lepsze zarządzanie firmą (m.in. w zakresie płynności finansowej);
korzystanie z KSeF to likwidacja konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do programu księgowego, co zmniejsza ryzyko błędów.

KSeF – zaktualizowana wersja wzoru struktury FA(2)

Ministerstwo Finansów na stronie www.gov.pl w zakładce Aktualności / Wiadomości przedstawiło informację o opublikowaniu 29 czerwca 2023 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (numer wzoru 2023/06/29/12648) zaktualizowanego wzoru struktury logicznej FA(2).

Zaktualizowana struktura logiczna FA(2) została opracowana w oparciu o:

opinie przesłane podczas konsultacji podatkowych,
postulaty zgłoszone w trakcie spotkań z organizacjami przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz przez sektor IT.

W komunikacie przedstawiono również harmonogram dalszych działań związanych z publikacją nowej struktury logicznej FA(2):

w lipcu 2023 r. zostanie udostępnione środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją,
1 września 2023 r. zostanie udostępnione środowisko produkcyjne.

Od lipca do sierpnia 2023 r. na środowisku testowym będą obwiązywały równocześnie obie wersje – obecnie obowiązująca struktura logiczna FA(1) oraz nowa struktura logiczna FA(2).

Wzór zaktualizowanej struktury dostępny jest na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

Nasze Biuro pracuje już w systemie KSeF. Póki co widzimy same zalety tego rozwiązania, aczkolwiek niewykluczone, że pojawią się kwestie problematyczne, zarówno te merytoryczne jak i techniczne. To jest pewne jednakże na ten moment jesteśmy zadowoleni, polecamy jednak zabrać się za wdrożenia zdecydowanie wcześniej. Nie odkładajcie tego na ostatni moment, ponieważ Księgowa/Księgowy (jeśli się tego podejmie) nie będzie w stanie technicznie wszystkich Was wesprzeć w procesie wdrożeniowym jednocześnie w tym samym czasie. Nie zapominajmy również, że czas na to przeznaczony będzie mocno okrojony z uwagi na bieżące obowiązki jak i te końcoworoczne, tj. np.: zeznania roczne, sprawozdania finansowe, korekty roczne składek ZUS. Na rynku obecnie są dostępne szkolenia zakresowe zatem warto pomyśleć o tym teraz!

Zdecydowanie rekomendujemy to rozwiązanie!

Podstawa prawna:

ustawa z 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Przepisy nie zostały jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw)

stan prawny aktualny na dzień 17.11.2023r.

źródło: taxalert.lex.pl

https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur-ksef-przyjety-przez-sejm

https://www.gov.pl/web/finanse/ksef—zaktualizowana-wersja-wzoru-struktury-fa2