Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (ang. Electronic Document Workflow lub Electronic Document Management System – EDMS) do systemu informatycznego, to system, który umożliwia organizacjom udostępnianie, przesyłanie, zarządzanie zarówno dokumentami jak i przepływem informacji oraz procesami biznesowymi w formie elektronicznej. Ten rodzaj systemu ma na celu zastąpienie, papierowych rozwiązań dokumentacyjnych, bardziej efektywnymi i zautomatyzowanymi rozwiązaniami.

System ten wykorzystuje technologie elektroniczne do tworzenia, przetwarzania, przechowywania i udostępniania dokumentów w organizacji. Głównym przedmiotem zainteresowania dokumentami jest zastąpienie papierowych systemów pracy w cyfrowe rozwiązania, podnieść współodpowiedzialność za efektywność, wprowadzić oszczędności czasu i kontroli nad dokumentami. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów do każdej organizacji wymaga starannego i odpowiedniego jej przygotowania, zakresowego wprowadzenia zespołu wraz z uwzględnieniem i wykorzystaniem potrzeb oraz zapotrzebowania danej firmy.

Podstawowe elementy elektronicznego obiegu dokumentów obejmują:

Tworzenie dokumentów: elektroniczne narzędzia umożliwiające tworzenie dokumentów w formie cyfrowej. Może być opublikowany tekst, grafika, multimedia, itp.
Przetwarzanie dokumentów: elektroniczne narzędzie umożliwiające przesyłanie elektronicznych dokumentów, takie jak edycja, podpisywanie, przypisywanie metadanych i inne operacje.
Udostępnianie dokumentów: elektroniczne obiegi dokumentów udostępniane na rozpowszechnianie dokumentów za pomocą różnych platform, dzięki którym pracownicy mogą udostępniać, bez konieczności stosowania przenoszenia dokumentów.
Zatwierdzanie i podpisywanie: elektroniczne obiegi dokumentów umożliwiające elektroniczne potwierdzenie dokumentów oraz korzystanie z podpisów elektronicznych, co przyspiesza działanie biznesowe.
Archiwizacja: elektroniczny obieg dokumentów umożliwia udostępnianie dokumentów w postaci cyfrowej, co ułatwia zarządzanie danymi źródłowymi i archiwizacją.
Przechowywanie: dokumenty są wykorzystywane w formie elektronicznej, zwykle na serwerze lub w chmurze, co ułatwia dostęp z różnych miejsc i urządzeń.
Zarządzanie wersjami: systemy włączania zmian w dokumentach, zarządzanie wersjami oraz przywracanie wersji, jeśli jest to konieczne.
Udostępnianie i kolaboracja: elektroniczne obiegi dokumentów ułatwiające pracę nad dokumentami. Wielu użytkowników może jednocześnie pracować nad jednym dokumentem, a system śledzi zmiany i aktualizacje wersji.
Kontrola dostępu: podłączenie bezpieczeństwa danych poprzez to, kto ma dostęp do dokumentów, a także jakie prawa mają użytkownicy (tylko odczyt lub też edycja).
Przepływ pracy procesu: elektroniczne obiegi dokumentów umożliwiające zdefiniowanie i zarządzanie procesami przepływu pracy, czyli następujące działania, które muszą być wykonane w określonym dokumencie.
Wyszukiwanie: skuteczne narzędzie, proste wyszukiwanie, szybkie odnajdowanie wyników wyszukiwania dokumentów.
Integracja z innymi systemami: elektroniczne obiegi mogą być powiązane z innymi systemami w organizacji, dokumentami takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management).

Efekty działania, zasięgi oraz korzyści, jakie płyną z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów są ogromne. Obejmują swoim zakresem kontrolę czasu i zasobów, kontrolę nad procesem dokumentacyjnym oraz współpracę między pracownikami. Ponadto taki system może pomóc w spełnieniu kwestii bezpieczeństwa i zgodności z częstotliwością.

Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów (EDMS) udostępniają funkcje, które bezsprzecznie kontrolują pojawienie się zmian, wprowadzają automatyzację oprogramowania oraz integracje z innymi systemami, zapewniają bezpieczeństwo i prawo dostępu do dokumentów.

Zdecydowanie rekomendujemy wprowadzanie takich technologicznych rozwiązań. Proces usprawniania pracy, zarówno dla siebie jak i dla swoich pracowników pozwala zaoszczędzić bezcenny czas i zoptymalizować koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jako Biuro Rachunkowe doświadczamy tego na co dzień i chcemy dziś zwrócić na to i Twoją uwagę. W tym celu prezentujemy zestaw infografik, które w kilku krokach pokażą, w jaki sposób skutecznie wdrożyć taki system elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie.

Zaczynamy 🙂